W większości firm klasyczne rejestrowanie czasu za pomocą zegara czasu od dawna należy do przeszłości. W międzyczasie, grafik online oprogramowanie przejmuje tę funkcję i oferuje szereg nowych możliwości oraz łatwiejsze zarządzanie przeglądem czasu pracy. Jeszcze bardziej praktyczne są możliwości mobilnej rejestracji czasu, z których korzysta coraz więcej firm.
Jak działa rejestracja czasu mobilnego?
W wielu firmach ewidencja czasu jest ważnym narzędziem planowania zasobów kadrowych w celu optymalizacji rozmieszczenia pracowników i zwiększenia produktywności na podstawie regularnych ocen. Podstawowym wymogiem do mobilnej rejestracji czasu pracy jest użycie smartfona z odpowiednią aplikacją do rejestracji czasu pracy. Taką aplikację można otworzyć za pomocą osobistego kodu dostępu, a następnie oferuje wiele funkcji.
Korzyści z cyfrowych grafików pracy dla firm
Cyfrowe karty czasu pracy mają wiele zalet dla firm:
- Elastyczność
- Oszczędność czasu
- Przezroczystość
- Zrównoważony rozwój
- Pewności prawnej
Kredyty obrazkowe:
https://www.pexels.com/de-de/foto/zeitplan-startup-tun-konzept-7376/
Elastyczność
Jedną z głównych zalet elektronicznych koncepcji rejestracji czasu pracy jest zwiększenie elastyczności. Elastyczny czas pracy, czas pracy, praca w domowym biurze lub w siedzibie firmy: dzięki mobilnemu oprogramowaniu do rejestracji czasu wszystkie modele czasu mogą być wyraźnie odwzorowane, a dokumentacja godzin jest możliwa w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.
Daje to również EMSs możliwość cyfryzacji procesów związanych z personelem, aw czasach, gdy praca w domu i inne elastyczne modele pracy stają się coraz bardziej popularne, są one nie tylko przygotowane na przyszłość: mogą również zwiększyć swoją atrakcyjność w kontekście pracodawcy branding.
Oszczędność czasu
Kolejną zaletą cyfrowej rejestracji czasu za pośrednictwem aplikacji lub komputera jest ogromna oszczędność czasu. Korzystanie z tradycyjnych metod rejestracji czasu to zawsze duży wysiłek. Teraz jest w dużej mierze zautomatyzowany za pomocą nowoczesnych narzędzi do rejestracji czasu. Nieprawidłowości są wykrywane przez system rejestracji czasu, a oceny poszczególnych kont czasowych można wyświetlić za naciśnięciem jednego przycisku.
Rozliczanie płac jest też znacznie prostsze: menedżerowie HR mają cały czas dostęp do wszystkich ważnych informacji, a także zautomatyzowane jest przekazywanie danych do systemu księgowego czy do doradcy podatkowego. Czasochłonny odbiór indywidualny karty czasu pracy, przekazywanie informacji wypełnianych ręcznie i łączenie różnych elementów informacji należą zatem do przeszłości.
Przezroczystość
W przypadku korzystania z oprogramowania do rejestracji czasu zarówno pracodawcy, jak i pracownicy korzystają ze zwiększonej przejrzystości. Poszczególne konta czasowe mogą być przeglądane w systemie przez obie strony, niezależnie od tego, gdzie pracują – eliminując potrzebę ręcznego tworzenia zestawień drukowanych na koniec miesiąca. Ponadto cyfrowa rejestracja czasu oferuje pracownikom
możliwość samokontroli: jest to szczególnie ważne w domowym biurze, gdzie granice między pracą a życiem prywatnym łatwo się zacierają. Oprócz zapewniania wglądu w przepracowane godziny, oprogramowanie zapewnia również przejrzystość w zakresie przestrzegania czasów przerw. Wszelkie błędy w wykrawaniu mogą być samodzielnie identyfikowane przez pracowników i natychmiast korygowane. Menedżerowie HR i kadra kierownicza mogą zatem uzyskać dostęp do prawidłowej i kompletnej bazy danych do planowania zadań i ocen.
Zrównoważony rozwój
Ponieważ przeglądy nie muszą być drukowane pod koniec miesiąca, cyfrowa rejestracja czasu przybliża firmy o krok do biura bez papieru. Wnioski i zestawienia, karty czasu pracy i powiadomienia: wszystko to może być cyfrowo i przejrzyście odwzorowane w odpowiednim systemie i dostępne również w czasie rzeczywistym. To nie tylko chroni środowisko, ale także eliminuje papierowe góry i często towarzyszący im chaos notatek.
Pewności prawnej
Zazwyczaj prawo pracy wymaga od firm prowadzenia dokładnej ewidencji czasu pracy i okresów odpoczynku pracowników. Korzystając z cyfrowego systemu ewidencji czasu pracy, pracodawcy mogą łatwo i wygodnie wywiązać się z tego obowiązku. System automatycznie rejestruje również wszelkie przekroczenia maksymalnych dopuszczalnych godzin pracy i informuje zarówno kierowników, jak i osobę odpowiedzialną.
Daje to menedżerom HR możliwość szybkiego identyfikowania powtarzających się odstępstw od ustalonych standardów czasowych, interwencji w razie potrzeby, a tym samym przestrzegania wymogów prawnych w dłuższej perspektywie. Niektóre aplikacje i aplikacje internetowe zapewniają również zgodne z prawem przetwarzanie wrażliwych danych osobowych pracowników, a tym samym spełniają wymogi ochrony danych.
Korzyści z cyfrowych grafików pracy dla pracowników
W przypadku mobilnej rejestracji czasu pracy pracownicy wprowadzają do aplikacji początek i koniec dnia pracy. Te dane są synchronizowane natychmiast, pod warunkiem, że istnieje mobilne połączenie z Internetem. Jeśli tak nie jest, synchronizacja rozpocznie się automatycznie po ponownym nawiązaniu połączenia z Internetem. Oprócz początku i końca dnia pracy pracownicy mogą również rejestrować w aplikacji czasy swoich przerw. Nawiasem mówiąc, nie ma znaczenia, czy w ciągu dnia pracy jest jedna, czy więcej przerw.
Aplikacja automatycznie sumuje czasy przerw. Oprócz funkcji rejestrowania godzin pracy, takie aplikacje oferują zwykle inne funkcje, takie jak rejestracja czasu poszczególnych wizyt u klientów. Dane te są później przydatne do celów rozliczeniowych. Ponadto pracownicy mogą w dowolnym momencie edytować i przeglądać planowanie zmian za pośrednictwem urządzenia mobilnego i aplikacji.
Dotyczy to również planowania wakacji. Podczas gdy wniosek urlopowy musiał być złożony na piśmie, teraz można go złożyć w aplikacji w krótkim czasie. W każdej chwili możliwy jest również dostęp do złożonych wniosków urlopowych i ich aktualnego statusu.
Wniosek – Cyfrowa aplikacja do ewidencji czasu pracy jest bardzo korzystna
Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą czerpać korzyści z przejścia z tradycyjnych ewidencji czasu pracy na nowoczesne cyfrowe aplikacje do ewidencji czasu pracy.
