I de flesta företag har klassisk tidsregistrering med tidklocka länge hört till det förflutna. Sålänge, tidrapport online mjukvara tar över denna funktion och erbjuder en mängd nya möjligheter samt enklare hantering av arbetstidsöversikten. Ännu mer praktiska är möjligheterna med mobil tidsregistrering, som nu används av allt fler företag.
Hur fungerar mobil tidsregistrering?
I många företag är tidsregistrering ett viktigt verktyg för personalresursplanering för att optimera insatsen av anställda och öka produktiviteten utifrån regelbundna utvärderingar. Grundkravet för mobil registrering av arbetstider är användning av en smartphone med motsvarande app för tidsregistrering. En sådan app kan öppnas via en personlig åtkomstkod och erbjuder då många funktioner.
Fördelar med digitala tidrapporter för företag
Det finns ett antal fördelar med digitala tidrapporter för företag:
- Flexibilitet
- Tidsbesparing
- Öppenhet
- Hållbarhet
- Rättssäkerhet
Bildkrediter:
https://www.pexels.com/de-de/foto/zeitplan-startup-tun-konzept-7376/
Flexibilitet
En av de största fördelarna med elektroniska koncept för att registrera arbetstid är den ökade flexibiliteten. Oavsett om det gäller flextid eller funktionstid, att arbeta på ett hemmakontor eller på företagets plats: Med mobil programvara för tidsregistrering kan alla tidsmodeller tydligt kartläggas och dokumentation av timmar är möjlig när som helst och från vilken plats som helst.
Detta ger också EMSs möjligheten att digitalisera sina personalrelaterade processer och, i tider då hemarbete och andra flexibla arbetsmodeller blir allt populärare, är de inte bara framtidssäkrade: De kan också öka deras attraktionskraft i arbetsgivarsammanhang branding.
Tidsbesparing
En annan fördel med digital tidsregistrering via app eller PC är de enorma tidsbesparingarna. Att använda traditionella metoder för tidsregistrering är alltid en stor ansträngning. Nu är det till stor del automatiserat med hjälp av moderna tidsregistreringsverktyg. Oegentligheter upptäcks av tidsregistreringssystemet och utvärderingar av individuella tidskonton kan visas med en knapptryckning.
Lönebokföring är också mycket enklare: HR-chefer har tillgång till all viktig information hela tiden, och överföringen av data till redovisningssystemet eller skatterådgivaren är också automatiserad. Den tidskrävande insamlingen av enskilda tidrapporter, överföring av information som fylls i för hand, och länkning av olika uppgifter är alltså ett minne blott.
Öppenhet
När tidregistreringsprogram används drar både arbetsgivare och anställda nytta av ökad transparens. Individuella tidskonton kan ses i systemet av båda parter, oavsett var de arbetar – vilket eliminerar behovet av manuellt skapade översikter som skrivs ut i slutet av månaden. Dessutom erbjuder digital tidsregistrering anställda
möjligheten till egenkontroll: detta är särskilt viktigt på hemmakontoret, där gränserna mellan arbete och privatliv lätt suddas ut. Förutom att ge en inblick i arbetade timmar skapar mjukvaran även transparens vad gäller efterlevnad av rasttider. Eventuella stansfel kan identifieras av de anställda själva och rättas till omgående. HR-chefer och chefer kan därför få tillgång till en korrekt och komplett databas för planering av uppgifter och utvärderingar.
Hållbarhet
Eftersom översikter inte behöver skrivas ut i slutet av månaden, tar digital tidsregistrering företag ett steg närmare ett papperslöst kontor. Ansökningar och översikter, tidrapporter och notiser: allt detta kan kartläggas digitalt och tydligt i ett motsvarande system och är även tillgängligt i realtid. Detta skyddar inte bara miljön, utan eliminerar också pappersberg och det kaos av anteckningar som ofta följer med dem.
Rättssäkerhet
Vanligtvis kräver arbetsrätten att företag ska föra exakta register över anställdas arbetstider och viloperioder. Genom att använda ett digitalt tidsregistreringssystem kan arbetsgivare enkelt och bekvämt uppfylla denna skyldighet. Systemet registrerar även automatiskt eventuella överskridanden av högsta tillåtna arbetstid och informerar både chefer och ansvarig.
Detta ger personalchefer möjlighet att snabbt identifiera upprepade avvikelser från föreskrivna tidsnormer, ingripa vid behov och därmed följa lagkrav på lång sikt. Vissa webbaserade applikationer och appar säkerställer också en juridiskt förenlig hantering av anställdas känsliga, personuppgifter och uppfyller därmed också kraven på dataskydd.
Fördelar med digitala tidrapporter för anställda
För mobil tidsregistrering anger anställda början på sin arbetstid och slutet av arbetsdagen i appen. Dessa data synkroniseras omedelbart, förutsatt att det finns en mobil Internetanslutning. Om så inte är fallet startar synkroniseringen automatiskt så snart en internetanslutning återupprättas. Förutom början och slutet av arbetsdagen kan medarbetarna även registrera sina raster via appen. För övrigt spelar det ingen roll om en eller flera pauser tas under en arbetsdag.
Appen lägger ihop raster automatiskt. Utöver funktionen att registrera arbetstimmar erbjuder sådana appar oftast andra funktioner, till exempel tidsregistrering av enskilda kundmöten. Dessa uppgifter är senare relevanta för faktureringsändamål. Dessutom kan anställda redigera och se skiftplanering när som helst via sin mobila enhet och appen.
Detta gäller även semesterplanering. Medan en semesterförfrågan tidigare behövde lämnas in skriftligt, kan den nu skickas in i appen inom en kort tid. Det är också möjligt att när som helst få tillgång till inlämnade ledighetsförfrågningar och deras aktuella status.
Slutsats – En digital tidrapportapp är mycket fördelaktig
Både arbetsgivare och anställda kan dra nytta av att byta från traditionella tidrapporter till moderna digitala tidrapportappar.
