В повечето компании класическото записване на време с часовник отдавна е в миналото. Междувременно, онлайн график софтуерът поема тази функция и предлага множество нови възможности, както и по-лесно управление на прегледа на работното време. Още по-практични са възможностите за мобилно записване на време, които сега се използват от все повече компании.
Как работи мобилното записване на време?
В много компании записването на времето е важен инструмент за планиране на ресурсите на персонала с цел оптимизиране на разполагането на служители и повишаване на производителността въз основа на редовни оценки. Основното изискване за мобилно записване на работното време е използването на смартфон със съответно приложение за запис на време. Такова приложение може да бъде отворено чрез личен код за достъп и след това предлага множество функции.
Предимства на дигиталните разписания за компаниите
Има редица предимства, които дигиталните графици предлагат за компаниите:
- Гъвкавост
- Спестяване на време
- Прозрачност
- Устойчивост
- Правна сигурност
Кредити за изображения:
https://www.pexels.com/de-de/foto/zeitplan-startup-tun-konzept-7376/
Гъвкавост
Едно от основните предимства на електронните концепции за отчитане на работното време е увеличаването на гъвкавостта. Независимо дали е гъвкаво или функционално време, работа в домашен офис или на място на компанията: С мобилния софтуер за запис на време, всички времеви модели могат да бъдат ясно картографирани, а документирането на часовете е възможно по всяко време и от всяко място.
Това също дава EMSимат възможността да дигитализират своите процеси, свързани с персонала, и във времена, когато работата от вкъщи и други гъвкави работни модели стават все по-популярни, те са не само ориентирани към бъдещето: Те могат също повишаване на тяхната привлекателност в контекста на работодателя брандинг.
Спестяване на време
Друго предимство на цифровия запис на време чрез приложение или компютър е огромното спестяване на време. Използването на традиционни методи за запис на време винаги е голямо усилие. Сега той е до голяма степен автоматизиран с помощта на съвременни инструменти за запис на време. Нередностите се откриват от системата за отчитане на времето и оценките на индивидуалните времеви сметки могат да бъдат показани с натискането на бутон.
Отчитането на заплатите също е много по-просто: мениджърите по човешки ресурси имат достъп до цялата важна информация по всяко време, а прехвърлянето на данни към счетоводната система или данъчния съветник също е автоматизирано. Отнемащото време събиране на индивидуални графици, прехвърлянето на информация, попълнена на ръка, и свързването на различни части от информация следователно са нещо от миналото.
Прозрачност
Когато се използва софтуер за запис на време, както работодателите, така и служителите се възползват от повишената прозрачност. Индивидуалните сметки за време могат да се разглеждат в системата и от двете страни, независимо къде работят – елиминирайки необходимостта от ръчно създадени прегледи, разпечатани в края на месеца. Освен това цифровото записване на времето предлага на служителите
възможността за самонаблюдение: това е особено важно в домашния офис, където границите между работа и личен живот лесно се размиват. Освен че предоставя представа за отработените часове, софтуерът също така създава прозрачност по отношение на спазването на времето за почивка. Всички грешки при пробиване могат да бъдат идентифицирани от служителите и незабавно коригирани. Следователно мениджърите по човешки ресурси и ръководителите могат да имат достъп до правилна и пълна база данни за задачи по планиране и оценки.
Устойчивост
Тъй като не е необходимо прегледите да се разпечатват в края на месеца, цифровото записване на времето приближава компаниите една крачка по-близо до офис без хартия. Приложения и прегледи, графики и бележки: всичко това може да бъде цифрово и ясно картографирано в съответната система и също така е достъпно в реално време. Това не само опазва околната среда, но и премахва хартиените планини и хаоса от ноти, който често ги придружава.
Правна сигурност
Обикновено трудовото законодателство изисква компаниите да водят точни записи за работното време на служителите и периодите на почивка. Използвайки цифрова система за запис на време, работодателите могат лесно и удобно да изпълнят това задължение. Системата също така автоматично записва всяко превишаване на максимално допустимото работно време и информира както ръководителите, така и отговорното лице.
Това дава възможност на мениджърите по човешки ресурси бързо да идентифицират повтарящи се отклонения от предписаните времеви стандарти, да се намесят, ако е необходимо, и по този начин да спазват законовите изисквания в дългосрочен план. Някои уеб-базирани приложения и приложения също така осигуряват съвместима със закона работа с чувствителни лични данни на служителите и по този начин отговарят на изискванията за защита на данните.
Предимства на цифровите графици за служителите
За мобилно записване на време служителите въвеждат началото на работното си време и края на работния ден в приложението. Тези данни се синхронизират незабавно, при условие че има мобилна интернет връзка. Ако това не е така, синхронизирането започва автоматично веднага щом се установи отново интернет връзката. В допълнение към началото и края на работния ден, служителите могат също да записват времето си за почивка чрез приложението. Между другото, няма значение дали се правят една или повече почивки през работния ден.
Приложението автоматично добавя времената за почивка. В допълнение към функцията за записване на работно време, такива приложения обикновено предлагат и други функции, като например запис на времето на индивидуални срещи с клиенти. Тези данни по-късно са приложими за целите на фактурирането. Освен това служителите могат да редактират и преглеждат планирането на смяната по всяко време чрез мобилното си устройство и приложението.
Това важи и за планирането на ваканцията. Докато по-рано заявката за отпуск трябваше да бъде подадена в писмен вид, сега тя може да бъде подадена в приложението за кратко време. Също така е възможен достъп до изпратените молби за отпуск и тяхното текущо състояние по всяко време.
Заключение – Приложението за цифров график е много полезно
Както работодателите, така и служителите могат да спечелят от преминаването от използването на традиционни разписания към модерни приложения за цифрово време.
