Klassische Office-Suiten tauchten erstmals in den frühen Tagen des Personal Computers auf und wurden entwickelt, um die individuelle Produktivität zu steigern. Ihre Leistungsfähigkeit hat im Laufe der Zeit dramatisch zugenommen, aber trotz halbjährlicher Updates haben die wichtigsten Apps von Microsoft in den letzten Jahren wenig Innovation gezeigt.
Die Zusammenarbeit mit Microsoft Office beschränkt sich in der heutigen vernetzten Welt hauptsächlich auf das Speichern von Dokumenten auf einem gemeinsamen Laufwerk oder das Teilen per E-Mail. Insbesondere Letzteres führt in größeren Teams häufig zu Versionskonflikten.
Die Nutzung von Microsoft Office- oder Google Workspace-Diensten kann jedoch eintönig werden und Benutzer verspüren häufig das Bedürfnis, etwas Neues und gleichermaßen Leistungsfähiges auszuprobieren.
Obwohl es derzeit viele Alternativen für Microsoft Office auf dem Markt gibt, ist die vielleicht beste unter ihnen ONLYOFFICE von Ascensio System. In diesem Beitrag geben wir Ihnen also einen umfassenden Überblick über diese neue Office-Suite und wie sie für Ihren Beamten eine Wende darstellen kann Dokumenten-Management Arbeit.
Über ONLYOFFICE
NUROFFICE ist ein Bearbeitungs- und Verwaltungstool für Office-Dokumente, das von Grund auf für die Verwendung durch Teams entwickelt wurde, die gleichzeitig an einem Papier, einer Tabelle, einer Präsentation oder einem ausfüllbaren Formular arbeiten. Eine vollständige Sammlung unverzichtbarer Funktionen wie AutoSave, Versionsverlauf, Versionskontrolle, Änderungsverfolgung, Kommentare, Benutzerkennzeichnung, Nachrichten und sogar zwei Co-Editing-Modi, Fast und Strict, machen die Zusammenarbeit einfach.
Dies macht es zu einer ausgezeichneten Option für jedes Unternehmen, das eine kostengünstige Online-Office-Suite sucht. Da wir über ONLYOFFICE Docs sprechen, ist das Wort online ein entscheidender Unterschied. Das heißt, anstatt die Desktop-Software für Windows, macOS oder Linux zu verwenden, greifen Sie über einen Webbrowser darauf zu, ähnlich wie Google Docs oder Microsoft Office Online.
Was können Sie mit ONLYOFFICE tun?
ONLYOFFICE ist eine wettbewerbsfähige Alternative zu den bereits etablierten Giganten für Bürodokumentation wie Microsoft und Google. Dieses neue Tool bietet einige signifikant neue und einzigartige Funktionen, die Ihnen ein frisches Gefühl und Erlebnis für die übliche Dokumenterstellung und -bearbeitung geben, die Sie mit anderen Tools durchgeführt haben. Lassen Sie uns besprechen, was Sie alles mit ONLYOFFICE machen können.
- Organisierte und einfach zu bedienende Oberfläche
Da ONLYOFFICE Dateien auf Registerkarten öffnet, genau wie Webseiten in einem Browser, ist der Wechsel zwischen Tabellenkalkulationen und Präsentationen sogar noch einfacher. Anstatt wie bei Word, Excel und PowerPoint für jeden Dokumenttyp ein separates Programm zu haben, ist alles in einer einzigen App untergebracht.
Mit ONLYOFFICE können Sie zusätzlich zu den herkömmlichen Office-Tools ausfüllbare Formulare erstellen, bearbeiten und zusammenarbeiten. ONLYOFFICE-Formulare sind nicht mit denen in Adobe Forms oder Google Forms identisch. Sie sind den Inhaltssteuerelementen von Microsoft Office sehr ähnlich und ermöglichen es Ihnen, den Dokumenteditor zu verwenden, um ausfüllbare Dokumente und Formulare zu erstellen.
Textfelder, Optionsfelder, Bilder, Kombinationsfelder, Kontrollkästchen und Dropdown-Listen werden jetzt von ONLYOFFICE unterstützt. Gebrauchsfertige ONLYOFFICE-Formulare können online für andere zum Ausfüllen im Browser freigegeben werden (auch wenn sie ONLYOFFICE nicht haben) oder sie können als ausfüllbare PDF-Datei gespeichert werden.
- Arbeiten Sie nahtlos mit Kollegen zusammen
Wenn Sie sich bei OnlyOffice anmelden und zum Modul Dokumente gehen, werden Sie feststellen, dass das Navigationsmenü zahlreiche Optionen der obersten Ebene enthält. Dokumente des aktuellen Benutzers finden Sie unter der Überschrift Meine Dokumente.
Der Eigentümer dieser Papiere kann sie freigeben, bearbeiten, herunterladen oder ergänzen. Unter der Überschrift „Für mich freigegeben“ werden Dokumente aufgelistet, die für Benutzer freigegeben wurden, entweder direkt oder über die Gruppenmitgliedschaft des Benutzers.
- Erstellen Sie Ordner für die Zusammenarbeit
Administratoren können problemlos Ordner in Common Documents erstellen, die von zahlreichen Benutzern gemeinsam verwendet werden können. Detaillierte Berechtigungen können für Dateien und Ordner definiert werden, die gemeinsamen Dokumenten hinzugefügt werden, Gruppen oder Benutzern schreibgeschützten oder vollständigen Zugriff gewähren oder sogar den Zugriff für einen Benutzer oder eine Gruppe explizit verbieten. Bilder und Dokumente, die mit Ascensio System OnlyOffice-Projekten verknüpft sind, finden Sie in den Projektdokumenten.
- Greifen Sie mit dem Revisionsverlauf auf frühere Änderungen zu
Beginnend mit dem Revisionsverlauf verfügt OnlyOffice über bestimmte Funktionen für die Zusammenarbeit, die mit den Spitzenkandidaten in dieser Kategorie mithalten können. Revisionen sind ein wichtiges Feature von Ascensio System OnlyOffice, da Sie damit nicht nur sehen können, wer Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat, und eine Vorschau lesen oder es herunterladen, sondern es auch kommentieren, eine frühere Revision auf die derzeit aktive Revision zurücksetzen oder auswählen können um es zu vervollständigen.
- Dokumente gleichzeitig bearbeiten
OnlyOffice bietet zusätzlich zu den Revisionsmöglichkeiten die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten. Auf diese Weise können Benutzer mit einem anderen Benutzer an einem Dokument zusammenarbeiten, wobei die Online-Dokumenteditoren sogar über ein Chatfenster verfügen.
- Integrationen & Plugins
Benutzer können unter anderem ihre DropBox Business-, Google Drive for Work- oder Microsoft OneDrive for Business-Konten mit ihren Ascensio System OnlyOffice-Konten verbinden. Dies kann entweder mit den Business-Grade-Versionen dieser Dienste oder ihren persönlichen Gegenstücken für Verbraucher erfolgen. Für die Zugänglichkeit für mehrere Benutzer kann beides in den Bereich „Gemeinsame Dokumente“ gestellt werden. Die Dateien und Ordner dieser Dienste können direkt in den Cloud-Editoren bearbeitet werden.
- Unterstützte Dateiformate
ONLYOFFICE verwendet Microsofts Office Open XML nicht nur für den Import und Export, sondern auch als natives Format. Das einfache Lesen und Erstellen von DOCX-, XLSX- oder PPTX-Dateien garantiert natürlich nicht, dass die zugehörigen Dokumente im MS Office-Format angezeigt werden.
ONLYOFFICE zeigt auch Änderungen, die in Word nachverfolgt wurden, sowie Kommentare der Redakteure flüssig an. ONLYOFFICE unterstützt nicht nur Microsoft-Dateiformate, sondern auch OpenOffice, RTF, PDF und Klartext. Die HTML-Option ist ebenfalls verfügbar, es handelt sich jedoch einfach um das Microsoft Office-Webformat.
Erste Schritte mit ONLYOFFICE
Die Registrierung für eine 30-tägige Testversion der Cloud-Edition von OnlyOffice ist der erste Schritt. Sie erhalten Zugriff auf Dokumentenspeicher, Online-Dokumenteditoren, E-Mail, Kalender, Kontakte und Chat, nachdem Sie den Registrierungsprozess abgeschlossen haben. Sie können auch erweiterte Geschäftsfunktionen wie Customer Relationship Management (CRM) und Projektmanagement verwenden.
Administratoren sollten wahrscheinlich damit beginnen, Benutzer und Gruppen hinzuzufügen, was durch Importieren von Personen aus Gmail- oder Yahoo-Kontakten oder durch Importieren einer richtig formatierten CSV-Datei erfolgen kann. Nach dem Erstellen eines Kontos können Benutzer ihre Social-Media-Konten wie Google, Facebook, Twitter und LinkedIn verknüpfen, um ihre aktuellen (und leicht zu merkenden) Anmeldeinformationen für die Authentifizierung zu verwenden.
ONLYOFFICE Ausfüllbare Formulare
ONLYOFFICE-Formulare wurden entwickelt, um die Arbeit mit elektronischen Dokumenten so einfach wie möglich zu machen. Sie können Dokumente mit ausfüllbaren Feldern online oder lokal erstellen, ändern und gemeinsam bearbeiten und sie dann anderen zur Vervollständigung übermitteln. Es verkürzt die Prozesszeit und hilft, wiederholte Dateneingaben und damit verbundene Fehler zu vermeiden, indem die Kosten für das Drucken, Lagern und Verteilen von Papieren entfallen.
Mit ONLYOFFICE können Sie die folgenden Arten von ausfüllbaren Formularen verwenden:
- Sales
- Personal
- Buchhaltung
- Legale Dokumente
- Anders
Um mehr über die ausfüllbaren ONLYOFFICE-Formulare zu erfahren und wie man ganz einfach eins erstellt Besuchen Sie ihren offiziellen Blog für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Desktopanwendung
Die Desktop-Anwendungen von ONLYOFFICE sind eigenständige Programme, die über die einzigartigen Methoden der Plattform installiert werden müssen. Dies ist ein EXE-Installationsprogramm im Fall von Windows. Die Desktop-Editoren benötigen keinen Server und können wie jede andere Office-Suite lokal verwendet werden.
Aber erst wenn diese Tools mit einem kollaborativen Server im Backend wie Nextcloud, ownCloud, Seafile oder ONLYOFFICE Workspace verbunden sind, entfalten sie ihr ganzes Potenzial. Nur dann sind Funktionen wie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit, Versionierung und Konversationen verfügbar.
Internetanwendung
Die Webversion eignet sich am besten für Situationen, in denen Sie keine lokalen Apps installieren möchten, z. B. BYOD oder Extranets, in denen Sie mit Kunden oder Partnern zusammenarbeiten. Es ist in einer Vielzahl von Formaten verfügbar, einschließlich Docker-Containern, und kann auf Linux- und Windows-Servern installiert werden.
Die Installation von Erlang, PostgreSQL und RabbitMQ ist erforderlich, bevor die Web-Suite auf einem Windows-Server installiert wird. Ein EXE-Installationsprogramm ist in ONLYOFFICE enthalten. Ohne einen Server für Speicherung und Zusammenarbeit sind Online-Apps nutzlos. Sie verfügen jedoch über einen einfachen Beispieldienst, mit dem Sie Dokumente erstellen oder hochladen und dann lokal speichern können.
Mobile Apps
ONLYOFFICE-Apps sind zusätzlich zu den Desktop- und Webversionen für mobile Geräte mit Android oder iOS verfügbar. Smartphones sind aufgrund ihrer Form weitgehend zum Konsumieren und nicht zum Produzieren von Inhalten konzipiert.
ONLYOFFICE trägt dem Rechnung, indem es die Anzahl der in der mobilen App verfügbaren Funktionen begrenzt. Selbst in Echtzeit-Zusammenarbeitsumgebungen können Dokumente geändert werden. Außerdem können Kommentare hinzugefügt werden.
ONLYOFFICE-Dokumente 7.0
ONLYOFFICE hat seine Tools regelmäßig und auf dem neuesten Stand aktualisiert Docs 7.0-Update ist ziemlich fortgeschritten und wettbewerbsfähig. Die neueste Version der Open-Source-Office-Suite verfügt über eine Reihe neuer Funktionen, darunter die Möglichkeit, ausfüllbare Dokumente und Formulare zu erstellen, Arbeitsmappen und Blätter mit einem Kennwort zu schützen und die Benutzerfreundlichkeit und Zusammenarbeit zu verbessern.
ONLYOFFICE-Funktionen
- Erstellen Sie ausfüllbare Formulare
Ausfüllbare Formulare können jetzt ganz einfach online mit ONLYOFFICE erstellt werden. Mit dieser neuen Funktion können Sie Ihre gesamte elektronische Dokumentation und Ihren gesamten Workflow nahtlos automatisieren und eine Vielzahl von Dokumenten wie Verträge, rechtliche Vereinbarungen, Zulassungsformulare, Fragebögen, Berichte und mehr erstellen und ausfüllen.
Sie können Formulare von Anfang an entwickeln oder ein früheres DOCX-Dokument als Ausgangspunkt verwenden, sie in Echtzeit aktualisieren und mit anderen Benutzern zur Bearbeitung zusammenarbeiten. Sie können ein ausfüllbares Formular als herkömmliche OFORM-Datei oder PDF-Datei speichern, um es online zu teilen und auszufüllen.
- Schützen Sie Ihre Blätter und Arbeitsmappen mit Passwörtern
Mit ONLYOFFICE Docs v7.0 können Sie Ihre Tabellenkalkulation sicherer machen. Passwortschutz für bestimmte Blätter und Arbeitsmappen ist jetzt in der neuesten Ausgabe möglich.
- Tabellenkalkulationen Abfragetabellen
Abfragetabellen werden jetzt in Docs v7.0 unterstützt. Eine Abfragetabelle kombiniert Daten aus einer oder mehreren Tabellen in einer Tabelle, um Daten für die Berichterstellung und Analyse vorzubereiten. Sie können jetzt Tabellenkalkulationen mit Abfragetabellen öffnen und speichern, ohne Daten zu verlieren.
- Animationen und Übergänge in Präsentationen
Die Registerkarte „Neue Übergänge“ in Docs v7.0 macht es Benutzern jetzt viel einfacher, Animationen und Übergänge in PPT-Folien hinzuzufügen und zu bearbeiten. Auf der neuen Registerkarte „Übergänge“ finden Sie alles, was Sie brauchen, an einem Ort. Mit wenigen Klicks können Sie zwischen mehreren Übergangsstilen wechseln und deren Eigenschaften und Einstellungen ändern, ohne von anderen Folieneigenschaften abgelenkt zu werden.
- Funktionen für nahtlose Zusammenarbeit
ONLYOFFICE Docs v7.0 enthält eine neue Versionsverlaufsfunktion in Tabellenkalkulationen, die es Benutzern ermöglicht, zwischen früheren Entwürfen hin und her zu wechseln und sie bei Bedarf wiederherzustellen. Wenn der Endbenutzer die Tabelle schließt, wird jeder Entwurf standardmäßig als Version gespeichert.
- Vollständig Open Source
ONLYOFFICE hat den Quellcode professioneller Bearbeitungswerkzeuge, einschließlich Dokumentenvergleich, Inhaltskontrollen und Tabellenkalkulationsansichten, in allen Lösungen verfügbar gemacht. Alle diese Funktionen standen bisher nur zahlenden Kunden zur Verfügung. Ihr Quellcode ist jetzt öffentlich auf GitHub verfügbar.
Wie viel kostet ONLYOFFICE?
OnlyOffice ist ein leistungsfähiges Dokumentenverwaltungssystem für Unternehmen, das sowohl als Cloud- als auch als lokale Version verfügbar ist. Sie können es als Cloud-Anwendung nutzen oder auf Ihren eigenen Servern im Netzwerk Ihres Unternehmens installieren. Jede Wahl hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.
- Die Cloud-Version von Ascensio System OnlyOffice ist einfach und schnell einzurichten. Auf monatlicher, jährlicher oder dreijähriger Basis wird sie pro Benutzer abgerechnet. Es kostet 5 $ pro Monat, 2 $ pro Monat und 1 $ pro Monat für jeden Benutzer. Die monatliche Rate wird jedoch nur Kunden mit mindestens sechs Benutzern angeboten.
- Kunden mit noch größeren Benutzerpools sparen viel mehr Geld und erhalten Zugriff auf mehr Speicherplatz. Die Speicherkapazität ist in Schritten von 8 GB für 1–2 Benutzer, 20 GB für 3–5 Benutzer und 40 GB für 6–10 Benutzer und mehr verfügbar.
- Unternehmen, die an den On-Premises-Varianten von Ascensio System OnlyOffice interessiert sind, können mit der kostenlosen Community Edition beginnen, die bis zu 20 gleichzeitige Verbindungen zulässt und Open Source ist.
- Die 3 Enterprise Editions (Start, Standard und Standard+) kosten 900 $, 1,800 $ bzw. 3,600 $ pro Server für eine lebenslange Lizenz. Kunden im gemeinnützigen und Bildungssektor haben mehr Alternativen, wie kostenlose Cloud-Lizenzen und erhebliche Rabatte auf die On-Premises-Lösung für berechtigte Institutionen.
Wie unterscheidet sich ONLYOFFICE von anderen?
Wenn es um die Anwendungsbereitstellung geht, hebt sich ONLYOFFICE bereits von Microsoft und Google ab. Die Software kann sowohl auf Ihrem eigenen Server als auch als Online-Dienst bereitgestellt werden.
Über Konnektoren können Sie die Programme nicht nur mit ONLYOFFICE Workspace, einem lettischen Kollaborationsserver, sondern auch mit einer Vielzahl herkömmlicher CMS- und Kollaborationssysteme verknüpfen. Dazu gehören Alfresco, Confluence, Nextcloud, ownCloud, SharePoint und einige andere.
Wenn es um die Unterstützung zahlreicher Plattformen geht, einschließlich der Offline-Arbeit, verfolgt ONLYOFFICE eine andere Strategie als Google oder Microsoft. Die drei Apps, die ein Textverarbeitungsprogramm, eine Tabellenkalkulation und Präsentationsgrafiken umfassen, haben das gleiche Aussehen und Verhalten wie Online- oder Desktop-Apps und bieten dieselben Funktionen.
Da die Web-Version mit allen wichtigen Client-Betriebssystemen kompatibel ist, ist es nur natürlich, offline-fähige Desktop-Versionen für die gängigsten Plattformen anzubieten. Diese lokal installierten ONLYOFFICE-Programme haben außerdem auf allen Betriebssystemen (macOS, Windows und Linux) das gleiche Aussehen und Verhalten, sodass Benutzer ihren Arbeitsablauf nicht anpassen müssen.
Laden Sie ONLYOFFICE herunter!
ONLYOFFICE steht zum Download bereit und testen jetzt auf onlyoffice.com. Wer ein Desktop-Programm für Windows oder Mac sucht, bekommt es hier: Bei einem älteren Gerät unterstützen die Apps Windows XP und macOS 10.11, aber auch die neusten Versionen inklusive Windows 11 und macOS Big Sur.
Quick-Links:
Urteil – ONLYOFFICE Review 2024
ONLYOFFICE ist, wie bereits erwähnt, eine frische neue Alternative zu Microsoft Office und anderen Konkurrenten, die bereits von der Mehrheit der Menschen verwendet werden. Wenn man bedenkt, dass es in einer bereits dominierten Nische konkurriert, ist nichts, was wirklich von ihnen angeboten wird, überfällig oder weniger.
Die Entwickler von ONLYOFFICE wissen genau, was das Publikum braucht, und haben daran gearbeitet, eine neue Lösung dafür zu entwickeln. Wenn Sie die monotone Atmosphäre von MS Office langweilen und eine neue Erfahrung beim Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten wünschen, dann ist ONLYOFFICE definitiv einen Versuch wert!
