Las suites ofimáticas clásicas aparecieron por primera vez en los primeros días de la computadora personal y fueron diseñadas para impulsar la productividad individual. Su capacidad ha aumentado drásticamente con el tiempo, pero a pesar de las actualizaciones semestrales, las principales aplicaciones de Microsoft han mostrado poca innovación en los últimos años.
La colaboración con Microsoft Office se limita principalmente a guardar documentos en una unidad compartida o compartirlos por correo electrónico en el mundo conectado de hoy. En equipos más grandes, esto último suele provocar conflictos de versiones.
Sin embargo, el uso de los servicios de Microsoft Office o Google Workspace puede resultar monótono y los usuarios a menudo sienten la necesidad de probar algo nuevo e igualmente capaz.
Dicho esto, si bien existen muchas alternativas para Microsoft Office en el mercado en este momento, quizás la mejor entre ellas es ONLYOFFICE de Ascensio System. Entonces, en esta publicación, le daremos una revisión completa de esta nueva suite ofimática y cómo puede cambiar las reglas del juego para su oficina. gestión de documentos y su trabajo.
Acerca de ONLYOFFICE
ONLYOFFICE es una herramienta de gestión y edición de documentos de oficina diseñada de abajo hacia arriba para ser utilizada por equipos que trabajan en un papel, hoja de cálculo, presentación o formulario rellenable al mismo tiempo. Una colección completa de funciones imprescindibles, como Autoguardado, Historial de versiones, Control de versiones, Seguimiento de cambios, comentarios, etiquetado de usuarios, mensajería e incluso dos modos de edición conjunta, Rápido y Estricto, simplifican el trabajo colaborativo.
Esto lo convierte en una excelente opción para cualquier empresa que busque una suite ofimática en línea de bajo costo. Debido a que estamos hablando de ONLYOFFICE Docs, la palabra en línea es una distinción crucial. Es decir, en lugar de utilizar el software de escritorio para Windows, macOS o Linux, accede a él a través de un navegador web, similar a Google Docs o Microsoft Office Online.
¿Qué puedes hacer con ONLYOFFICE?
ONLYOFFICE es una alternativa competitiva a los gigantes de documentación de oficina ya establecidos como Microsoft y Google. Esta nueva herramienta ofrece algunas características significativamente nuevas y únicas que le darán una sensación y una experiencia renovadas a la creación y edición de documentos habituales que ha estado haciendo con otras herramientas. Hablemos de todo lo que puede hacer con ONLYOFFICE.
- Interfaz organizada y fácil de usar
De hecho, debido a que ONLYOFFICE abre archivos en pestañas, al igual que las páginas web en un navegador, cambiar entre hojas de cálculo y presentaciones es aún más fácil. En lugar de tener un programa separado para cada tipo de documento, como ocurre con Word, Excel y PowerPoint, todo está alojado en una sola aplicación.
ONLYOFFICE le permite crear, editar y colaborar en formularios rellenables además de las herramientas de oficina tradicionales. Los formularios de ONLYOFFICE no son los mismos que se encuentran en Adobe Forms o Google Forms. Son extremadamente similares a los controles de contenido de Microsoft Office y le permiten usar el editor de documentos para crear documentos y formularios que se pueden completar.
Los campos de texto, los botones de radio, las imágenes, los cuadros combinados, las casillas de verificación y las listas desplegables ahora son compatibles con ONLYOFFICE. Los formularios de ONLYOFFICE que están listos para usar se pueden compartir en línea para que otros los completen en el navegador (incluso si no tienen ONLYOFFICE), o se pueden guardar como un archivo PDF rellenable.
- Colabore sin problemas con sus colegas
Cuando inicie sesión en OnlyOffice y continúe con el módulo Documentos, encontrará que el menú de navegación contiene numerosas opciones de nivel superior. Los documentos que pertenecen al usuario actual se encuentran en el encabezado Mis documentos.
El propietario de estos documentos puede compartirlos, editarlos, descargarlos o agregarles. Bajo el encabezado Compartido conmigo, se enumerarán los documentos compartidos con los usuarios, ya sea directamente o a través de la pertenencia al grupo del usuario.
- Crear carpetas para colaboración
Los administradores pueden crear fácilmente carpetas en Documentos comunes que pueden ser utilizadas conjuntamente por numerosos usuarios. Se pueden definir permisos detallados para archivos y carpetas agregados a documentos comunes, dando a grupos o usuarios acceso completo o de solo lectura, o incluso prohibiendo explícitamente el acceso a un usuario o grupo. Las imágenes y los documentos vinculados con los proyectos de Ascensio System OnlyOffice se pueden encontrar en los documentos del proyecto.
- Acceda a ediciones anteriores con el historial de revisión
Comenzando con el historial de revisión, OnlyOffice tiene ciertas funciones de colaboración que están a la par con los principales candidatos en esta categoría. Las revisiones son una característica importante de Ascensio System OnlyOffice, ya que le permiten no solo ver quién realizó cambios en un documento y leer una vista previa o descargarlo, sino también comentarlo, restaurar una revisión anterior a la revisión activa actual o elegir para completarlo
- Editar documentos simultáneamente
OnlyOffice proporciona la edición simultánea de documentos además de las posibilidades que brindan las revisiones. Esto permite a los usuarios colaborar en un documento con otro usuario, y los editores de documentos en línea incluso cuentan con una ventana de chat.
- Integraciones y Plugins
Los usuarios pueden conectar sus cuentas de DropBox Business, Google Drive for Work o Microsoft OneDrive for Business a sus cuentas de Ascensio System OnlyOffice, entre otras opciones. Esto se puede hacer con las versiones de nivel comercial de estos servicios o sus contrapartes personales de nivel de consumidor. Para la accesibilidad multiusuario, cualquiera puede colocarse en el área de Documentos comunes. Los archivos y carpetas de estos servicios se pueden editar directamente en los editores de la nube.
- Formatos de archivo compatibles
ONLYOFFICE utiliza Office Open XML de Microsoft no solo para importar y exportar, sino también como formato nativo. Por supuesto, la simple lectura y creación de archivos DOCX, XLSX o PPTX no garantiza que los documentos relacionados aparecerán en formato MS Office.
ONLYOFFICE también muestra los cambios que se han rastreado en Word, así como los comentarios de los editores, de manera fluida. ONLYOFFICE no solo es compatible con los formatos de archivo de Microsoft, sino también con OpenOffice, RTF, PDF y texto sin formato. La opción HTML también está disponible, sin embargo, es simplemente el formato web de Microsoft Office.
Primeros pasos con ONLYOFFICE
Registrarse para una prueba de 30 días de la edición en la nube de OnlyOffice es el primer paso. Obtiene acceso al almacenamiento de documentos, editores de documentos en línea, correo, calendario, contactos y chat después de completar el proceso de registro. También puede utilizar funciones empresariales más avanzadas, como la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de proyectos.
Los administradores probablemente deberían comenzar agregando usuarios y grupos, lo que se puede hacer importando personas de los contactos de Gmail o Yahoo, o importando un archivo CSV con el formato adecuado. Después de crear una cuenta, los usuarios pueden vincular sus cuentas de redes sociales, como Google, Facebook, Twitter y LinkedIn para usar sus credenciales actuales (y fáciles de recordar) para la autenticación.
Formularios rellenables de ONLYOFFICE
Los formularios de ONLYOFFICE están hechos para que trabajar con documentos electrónicos sea lo más simple posible. Puede crear, modificar y coeditar documentos de campos rellenables en línea o localmente y luego enviarlos a otros para que los completen. Disminuye el tiempo del proceso y ayuda a evitar la entrada de datos repetitivos y los errores asociados al eliminar los costos de impresión, almacenamiento y distribución de documentos.
Con ONLYOFFICE, podrá utilizar los siguientes tipos de formularios rellenables:
- Ventas
- Recursos humanos
- Contabilidad
- Documentos legales
- Otros
Para obtener más información sobre los formularios rellenables de ONLYOFFICE y cómo crear uno, simplemente visita su blog oficial para una guía paso a paso.
Aplicación de escritorio
Las aplicaciones de escritorio de ONLYOFFICE son programas independientes que deben instalarse a través de los métodos exclusivos de la plataforma. Este es un instalador EXE en el caso de Windows. Los editores de escritorio no requieren un servidor y se pueden usar localmente como cualquier otra suite ofimática.
Sin embargo, solo cuando estas herramientas están conectadas a un servidor colaborativo en el back-end, como Nextcloud, ownCloud, Seafile o ONLYOFFICE Workspace, exhiben todo su potencial. Solo entonces están disponibles capacidades como la coedición de documentos en tiempo real, el control de versiones y las conversaciones.
Aplicación web
La versión web es mejor para situaciones en las que no desea instalar aplicaciones locales, como BYOD o extranets donde colabora con clientes o socios. Está disponible en una variedad de formatos, incluidos los contenedores Docker, y se puede instalar en servidores Linux y Windows.
Se requiere instalar Erlang, PostgreSQL y RabbitMQ antes de instalar la suite web en un servidor Windows. Se incluye un instalador EXE con ONLYOFFICE. Sin un servidor para almacenamiento y colaboración, las aplicaciones en línea son inútiles. Sin embargo, vienen con un servicio de muestra básico que le permite crear o cargar documentos y luego guardarlos localmente.
Aplicaciones
Las aplicaciones de ONLYOFFICE están disponibles para dispositivos móviles con Android o iOS, además de las versiones web y de escritorio. Los teléfonos inteligentes se construyen en gran medida para consumir en lugar de producir contenido debido a la naturaleza de su forma.
ONLYOFFICE tiene esto en cuenta al limitar la cantidad de funcionalidades disponibles en la aplicación móvil. Incluso en espacios colaborativos en tiempo real, los documentos se pueden modificar. Además, se pueden añadir comentarios.
ONLYOFFICE Documentos 7.0
ONLYOFFICE ha estado actualizando regularmente sus herramientas con frecuencia y su más reciente Actualización de Documentos 7.0 es bastante avanzado y competitivo. La versión más reciente de la suite ofimática de código abierto tiene una gran cantidad de nuevas capacidades, incluida la capacidad de crear documentos y formularios que se pueden completar, proteger libros y hojas de trabajo con contraseña y aumentar la usabilidad y la colaboración.
Funciones de ONLYOFFICE
- Crear formularios rellenables
Los formularios rellenables ahora se pueden crear en línea fácilmente usando ONLYOFFICE. Esta nueva función le permite automatizar sin problemas toda su documentación electrónica y flujo de trabajo, lo que le permite producir y completar una variedad de documentos, como contratos, acuerdos legales, formularios de admisión, cuestionarios, informes y más.
Puede desarrollar formularios desde el principio o usar un documento DOCX anterior como punto de partida, actualizarlos en tiempo real y colaborar con otros usuarios para editarlos. Puede guardar un formulario rellenable como un archivo OFORM convencional o un archivo PDF para compartirlo y completarlo en línea.
- Proteja sus hojas y libros de trabajo con contraseñas
Puede hacer que su hoja de cálculo funcione de manera más segura con ONLYOFFICE Docs v7.0. La protección con contraseña para hojas y libros de trabajo específicos ahora es posible en la última edición.
- Tablas de consulta de hojas de cálculo
Las tablas de consulta ahora son compatibles con Docs v7.0. Una tabla de consulta combina datos de una o varias tablas en una hoja de cálculo para preparar datos para informes y análisis. Ahora puede abrir y guardar hojas de cálculo con tablas de consulta sin perder datos.
- Animaciones y Transiciones en presentaciones
La pestaña Nuevas transiciones en Docs v7.0 ahora hará que sea mucho más fácil para los usuarios agregar y editar animaciones y transiciones en diapositivas PPT. En la nueva pestaña Transiciones, encontrará todo lo que necesita en una sola ubicación. Con unos pocos clics, puede cambiar entre varios estilos de transición y modificar sus características y configuraciones sin distraerse con otras propiedades de la diapositiva.
- Capacidades de colaboración perfectas
ONLYOFFICE Docs v7.0 incluye una nueva función de Historial de versiones en las hojas de cálculo que permite a los usuarios alternar entre borradores anteriores y restaurarlos si es necesario. Cuando el usuario final cierra la hoja de cálculo, cada borrador se guarda como una versión de forma predeterminada.
- Código completamente abierto
ONLYOFFICE ha hecho que el código fuente de las herramientas de edición profesionales, incluida la comparación de documentos, los controles de contenido y las vistas de hojas de cálculo, esté disponible en todas las soluciones. Anteriormente, todas estas funciones solo estaban disponibles para los clientes que pagaban. Su código fuente ahora está disponible públicamente en GitHub.
¿Cuánto cuesta ONLYOFFICE?
OnlyOffice es un sistema de administración de documentos de nivel empresarial capaz que está disponible en versiones locales y en la nube. Puede usarlo como una aplicación en la nube o instalarlo en sus propios servidores en la red de su empresa. Cada elección tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas.
- La versión en la nube de Ascensio System OnlyOffice es simple y rápida de configurar. En forma mensual, anual o trienal, se cobra por usuario. Cuesta $ 5 por mes, $ 2 por mes y $ 1 por mes para cada usuario, en consecuencia. Su tarifa mensual, sin embargo, solo se ofrece a clientes con al menos seis usuarios.
- Los clientes con grupos de usuarios aún más grandes ahorrarán mucho más dinero y obtendrán acceso a más espacio de almacenamiento. La capacidad de almacenamiento está disponible en incrementos de 8 GB para 1-2 usuarios, 20 GB para 3-5 usuarios y 40 GB para 6-10 usuarios y más.
- Las empresas interesadas en las variantes locales de Ascensio System OnlyOffice pueden comenzar con la Community Edition gratuita, que permite hasta 20 conexiones simultáneas y es de código abierto.
- Las 3 ediciones Enterprise (Start, Standard y Standard+) cuestan $900, $1,800 y $3,600 por servidor, respectivamente, para una licencia de por vida. Los clientes de los sectores educativo y sin fines de lucro tienen más alternativas, como licencias de nube gratuitas y descuentos significativos en la solución local para las instituciones calificadas.
¿En qué se diferencia ONLYOFFICE de los demás?
Cuando se trata de la implementación de aplicaciones, ONLYOFFICE ya se destaca de Microsoft y Google. El software se puede implementar en su propio servidor y también se puede proporcionar como un servicio en línea.
A través de los conectores, puede vincular los programas no solo con ONLYOFFICE Workspace, un servidor de colaboración de Letonia, sino también con una variedad de CMS y sistemas de colaboración convencionales. Alfresco, Confluence, Nextcloud, ownCloud, SharePoint y muchos otros se encuentran entre ellos.
Cuando se trata de admitir numerosas plataformas, incluido el trabajo fuera de línea, ONLYOFFICE adopta una estrategia diferente a la de Google o Microsoft. Las tres aplicaciones, que incluyen un procesador de textos, una hoja de cálculo y gráficos de presentación, tienen la misma apariencia que las aplicaciones en línea o de escritorio y brindan el mismo conjunto de funciones.
Debido a que la versión web es compatible con todos los principales sistemas operativos de los clientes, es natural proporcionar versiones de escritorio con capacidad sin conexión para las plataformas más populares. Estos programas de ONLYOFFICE instalados localmente también tienen la misma apariencia en todos los sistemas operativos (macOS, Windows y Linux), por lo que los usuarios no tienen que ajustar su flujo de trabajo.
¡Descarga ONLYOFFICE!
ONLYOFFICE está disponible para descargar y prueba ahora mismo en onlyoffice.com. Si está buscando un programa de escritorio para Windows o Mac, puede obtenerlo aquí: si tiene un dispositivo más antiguo, las aplicaciones son compatibles con Windows XP y macOS 10.11, pero también son compatibles con las versiones más recientes, incluidas Windows 11 y macOS. Sur grande.
Quick Links:
Veredicto – Revisión de ONLYOFFICE 2024
ONLYOFFICE, como se mencionó anteriormente, es una alternativa nueva y fresca a Microsoft Office y otros rivales que ya utiliza la mayoría de la gente. Teniendo en cuenta que está compitiendo en un nicho ya dominado, nada de lo que realmente ofrecen está atrasado o menos.
Los desarrolladores de ONLYOFFICE saben exactamente lo que necesita el público y han trabajado para crear una nueva solución. Si está aburrido del ambiente monótono de MS Office y desea una nueva experiencia de creación y edición de documentos, ¡definitivamente vale la pena probar ONLYOFFICE!
