अधिकांश कंपनियों में, समय घड़ी के साथ क्लासिक समय रिकॉर्डिंग लंबे समय से अतीत की बात रही है। इस बीच में, ऑनलाइन टाइमशीट सॉफ़्टवेयर इस कार्य को अपने हाथ में ले लेता है और विभिन्न प्रकार की नई संभावनाओं के साथ-साथ कार्य समय अवलोकन का आसान प्रबंधन भी प्रदान करता है। मोबाइल टाइम रिकॉर्डिंग की संभावनाएं और भी अधिक व्यावहारिक हैं, जिनका उपयोग अब अधिक से अधिक कंपनियां कर रही हैं।
मोबाइल टाइम रिकॉर्डिंग कैसे काम करती है?
कई कंपनियों में, कर्मचारियों की तैनाती को अनुकूलित करने और नियमित मूल्यांकन के आधार पर उत्पादकता बढ़ाने के लिए कार्मिक संसाधन योजना के लिए समय रिकॉर्डिंग एक महत्वपूर्ण उपकरण है। कामकाजी समय की मोबाइल रिकॉर्डिंग के लिए बुनियादी आवश्यकता समय रिकॉर्डिंग के लिए संबंधित ऐप वाले स्मार्टफोन का उपयोग है। ऐसा ऐप एक व्यक्तिगत एक्सेस कोड के माध्यम से खोला जा सकता है और फिर कई फ़ंक्शन प्रदान करता है।
कंपनियों के लिए डिजिटल टाइमशीट के लाभ
कंपनियों के लिए डिजिटल टाइमशीट के कई फायदे हैं:
- लचीलापन
- समय बचत
- ट्रांसपेरेंसी
- स्थिरता
- कानूनी निश्चितता
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लचीलापन
कार्य समय की रिकॉर्डिंग के लिए इलेक्ट्रॉनिक अवधारणाओं का एक मुख्य लाभ लचीलेपन में वृद्धि है। चाहे फ़्लेक्सटाइम हो या फ़ंक्शन समय, घर के कार्यालय में या कंपनी के स्थान पर काम करना: समय रिकॉर्डिंग के लिए मोबाइल सॉफ़्टवेयर के साथ, सभी समय मॉडल को स्पष्ट रूप से मैप किया जा सकता है, और किसी भी समय और किसी भी स्थान से घंटों का दस्तावेज़ीकरण संभव है।
ये भी देता है ईएमएसयह उनके कर्मियों से संबंधित प्रक्रियाओं को डिजिटल बनाने का अवसर है और, ऐसे समय में जब घर से काम करना और अन्य लचीले कामकाजी मॉडल तेजी से लोकप्रिय हो रहे हैं, वे न केवल भविष्य के लिए उपयुक्त हैं: वे ऐसा भी कर सकते हैं। नियोक्ता के संदर्भ में उनका आकर्षण बढ़ाएँ ब्रांडिंग।
समय बचत
ऐप या पीसी के माध्यम से डिजिटल समय रिकॉर्डिंग का एक अन्य लाभ समय की भारी बचत है। समय रिकॉर्डिंग के पारंपरिक तरीकों का उपयोग करना हमेशा एक बड़ा प्रयास होता है। अब यह आधुनिक समय रिकॉर्डिंग उपकरणों की मदद से काफी हद तक स्वचालित है। समय रिकॉर्डिंग प्रणाली द्वारा अनियमितताओं का पता लगाया जाता है, और व्यक्तिगत समय खातों का मूल्यांकन एक बटन के स्पर्श पर प्रदर्शित किया जा सकता है।
पेरोल लेखांकन भी बहुत सरल है: मानव संसाधन प्रबंधकों के पास हर समय सभी महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुंच होती है, और लेखांकन प्रणाली या कर सलाहकार को डेटा का स्थानांतरण भी स्वचालित होता है। व्यक्ति का समय लेने वाला संग्रह समय पत्रक, हाथ से भरी गई जानकारी का स्थानांतरण, और जानकारी के विभिन्न टुकड़ों को जोड़ना इस प्रकार अतीत की बात है।
ट्रांसपेरेंसी
जब समय रिकॉर्डिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया जाता है, तो नियोक्ता और कर्मचारी दोनों को बढ़ी हुई पारदर्शिता से लाभ होता है। व्यक्तिगत समय खातों को सिस्टम में दोनों पक्षों द्वारा देखा जा सकता है, चाहे वे कहीं भी काम कर रहे हों - महीने के अंत में मैन्युअल रूप से बनाए गए अवलोकनों को मुद्रित करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है। इसके अलावा, डिजिटल टाइम रिकॉर्डिंग कर्मचारियों को प्रदान की जाती है
स्व-निगरानी की संभावना: यह गृह कार्यालय में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जहां काम और निजी जीवन के बीच की सीमाएं आसानी से धुंधली हो जाती हैं। काम किए गए घंटों की जानकारी प्रदान करने के अलावा, सॉफ्टवेयर ब्रेक के समय के अनुपालन के संबंध में पारदर्शिता भी बनाता है। किसी भी पंचिंग त्रुटि को कर्मचारी स्वयं पहचान सकते हैं और तुरंत ठीक कर सकते हैं। इसलिए मानव संसाधन प्रबंधक और अधिकारी नियोजन कार्यों और मूल्यांकन के लिए एक सही और संपूर्ण डेटाबेस तक पहुंच सकते हैं।
स्थिरता
चूँकि महीने के अंत में सिंहावलोकन को मुद्रित करने की आवश्यकता नहीं होती है, डिजिटल समय रिकॉर्डिंग कंपनियों को कागज रहित कार्यालय के एक कदम और करीब लाती है। एप्लिकेशन और अवलोकन, टाइमशीट और नोटिस: यह सब संबंधित सिस्टम में डिजिटल और स्पष्ट रूप से मैप किया जा सकता है और वास्तविक समय में भी उपलब्ध है। यह न केवल पर्यावरण की रक्षा करता है, बल्कि कागज के पहाड़ों और अक्सर उनके साथ होने वाले नोटों की अराजकता को भी खत्म करता है।
कानूनी निश्चितता
आमतौर पर, श्रम कानून के अनुसार कंपनियों को कर्मचारियों के काम के घंटों और आराम की अवधि का सटीक रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है। डिजिटल समय रिकॉर्डिंग प्रणाली का उपयोग करके, नियोक्ता इस दायित्व को आसानी से और आसानी से पूरा कर सकते हैं। सिस्टम स्वचालित रूप से अधिकतम अनुमेय कार्य घंटों से अधिक को रिकॉर्ड करता है और प्रबंधकों और जिम्मेदार व्यक्ति दोनों को सूचित करता है।
इससे मानव संसाधन प्रबंधकों को निर्धारित समय मानकों से बार-बार होने वाले विचलन की तुरंत पहचान करने, यदि आवश्यक हो तो हस्तक्षेप करने और इस प्रकार लंबी अवधि में कानूनी आवश्यकताओं का अनुपालन करने का अवसर मिलता है। कुछ वेब-आधारित एप्लिकेशन और ऐप्स कर्मचारियों के संवेदनशील, व्यक्तिगत डेटा का कानूनी रूप से अनुपालन सुनिश्चित करते हैं और इस प्रकार डेटा सुरक्षा की आवश्यकताओं को भी पूरा करते हैं।
कर्मचारियों के लिए डिजिटल टाइमशीट के लाभ
मोबाइल समय रिकॉर्डिंग के लिए, कर्मचारी ऐप में अपने काम के घंटों की शुरुआत और कार्य दिवस की समाप्ति दर्ज करते हैं। यह डेटा तुरंत सिंक्रोनाइज़ हो जाता है, बशर्ते मोबाइल इंटरनेट कनेक्शन हो। यदि ऐसा नहीं है, तो इंटरनेट कनेक्शन पुनः स्थापित होते ही सिंक्रनाइज़ेशन स्वचालित रूप से प्रारंभ हो जाता है। कार्यदिवस की शुरुआत और समाप्ति के अलावा, कर्मचारी ऐप के माध्यम से अपने ब्रेक के समय को भी रिकॉर्ड कर सकते हैं। संयोग से, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कार्यदिवस के दौरान एक या अधिक ब्रेक लिए गए हैं या नहीं।
ऐप स्वचालित रूप से ब्रेक टाइम जोड़ता है। काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के कार्य के अलावा, ऐसे ऐप आमतौर पर अन्य कार्य भी प्रदान करते हैं, जैसे व्यक्तिगत ग्राहक नियुक्तियों के समय की रिकॉर्डिंग। यह डेटा बाद में बिलिंग उद्देश्यों के लिए प्रासंगिक है। इसके अलावा, कर्मचारी अपने मोबाइल डिवाइस और ऐप के माध्यम से किसी भी समय शिफ्ट प्लानिंग को संपादित और देख सकते हैं।
यह बात छुट्टियों की योजना पर भी लागू होती है। जबकि छुट्टी का अनुरोध लिखित रूप में प्रस्तुत करना होता था, अब इसे थोड़े समय के भीतर ऐप में प्रस्तुत किया जा सकता है। किसी भी समय प्रस्तुत छुट्टी अनुरोधों और उनकी वर्तमान स्थिति तक पहुँचना भी संभव है।
निष्कर्ष - डिजिटल टाइमशीट ऐप बहुत फायदेमंद है
नियोक्ता और कर्मचारी दोनों पारंपरिक टाइमशीट से आधुनिक डिजिटल टाइमशीट ऐप्स पर स्विच करने से लाभ उठा सकते हैं।
