Di sebagian besar perusahaan, perekaman waktu klasik dengan jam waktu telah lama ditinggalkan. Sementara itu, lembar waktu online perangkat lunak mengambil alih fungsi ini dan menawarkan berbagai kemungkinan baru serta pengelolaan tinjauan waktu kerja yang lebih mudah. Bahkan yang lebih praktis adalah kemungkinan perekaman waktu seluler, yang sekarang digunakan oleh semakin banyak perusahaan.
Bagaimana cara kerja perekaman waktu seluler?
Di banyak perusahaan, pencatatan waktu merupakan alat penting untuk perencanaan sumber daya personel guna mengoptimalkan penempatan karyawan dan meningkatkan produktivitas berdasarkan evaluasi rutin. Persyaratan dasar untuk perekaman waktu kerja seluler adalah penggunaan smartphone dengan aplikasi yang sesuai untuk perekaman waktu. Aplikasi semacam itu dapat dibuka melalui kode akses pribadi dan kemudian menawarkan berbagai fungsi.
Manfaat timesheet digital untuk perusahaan
Ada sejumlah keuntungan yang ditawarkan timesheets digital bagi perusahaan:
- keluwesan
- Penghematan waktu
- Transparansi
- Keberlanjutan
- Kepastian hukum
Kredit Gambar:
https://www.pexels.com/de-de/foto/zeitplan-startup-tun-konzept-7376/
keluwesan
Salah satu keuntungan utama konsep elektronik untuk mencatat waktu kerja adalah peningkatan fleksibilitas. Baik waktu fleksibel atau waktu fungsi, bekerja di kantor pusat atau di lokasi perusahaan: Dengan perangkat lunak seluler untuk perekaman waktu, semua model waktu dapat dipetakan dengan jelas, dan dokumentasi jam dimungkinkan kapan saja dan dari lokasi mana pun.
Ini juga memberikan EMSs kesempatan untuk mendigitalkan proses terkait personel mereka dan, pada saat bekerja dari rumah dan model kerja fleksibel lainnya menjadi semakin populer, mereka tidak hanya tahan terhadap masa depan: Mereka juga dapat meningkatkan daya tarik mereka dalam konteks majikan branding.
Penghematan waktu
Keuntungan lain dari perekaman waktu digital melalui aplikasi atau PC adalah penghematan waktu yang sangat besar. Menggunakan metode pencatatan waktu tradisional selalu membutuhkan banyak usaha. Sekarang sebagian besar otomatis dengan bantuan alat perekam waktu modern. Penyimpangan dideteksi oleh sistem pencatatan waktu, dan evaluasi akun waktu individu dapat ditampilkan dengan satu sentuhan tombol.
Akuntansi penggajian juga jauh lebih sederhana: Manajer SDM memiliki akses ke semua informasi penting setiap saat, dan transfer data ke sistem akuntansi atau penasihat pajak juga otomatis. Koleksi individu yang memakan waktu lembar waktu, transfer informasi yang diisi dengan tangan, dan menghubungkan bagian-bagian informasi yang berbeda adalah sesuatu dari masa lalu.
Transparansi
Ketika perangkat lunak pencatat waktu digunakan, baik pemberi kerja maupun karyawan mendapat manfaat dari peningkatan transparansi. Akun waktu individu dapat dilihat dalam sistem oleh kedua belah pihak, di mana pun mereka bekerja – menghilangkan kebutuhan untuk ikhtisar yang dibuat secara manual yang dicetak pada akhir bulan. Selain itu, perekaman waktu digital menawarkan karyawan
kemungkinan pemantauan diri: ini sangat penting di kantor pusat, di mana batas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi dengan mudah menjadi kabur. Selain memberikan wawasan tentang jam kerja, perangkat lunak ini juga menciptakan transparansi sehubungan dengan kepatuhan terhadap waktu istirahat. Setiap kesalahan meninju dapat diidentifikasi oleh karyawan sendiri dan segera diperbaiki. Oleh karena itu, manajer dan eksekutif SDM dapat mengakses database yang benar dan lengkap untuk tugas perencanaan dan evaluasi.
Keberlanjutan
Karena ikhtisar tidak harus dicetak pada akhir bulan, perekaman waktu digital membawa perusahaan selangkah lebih dekat ke kantor tanpa kertas. Aplikasi dan ikhtisar, timesheets dan pemberitahuan: semua ini dapat dipetakan secara digital dan jelas dalam sistem yang sesuai dan juga tersedia secara real time. Ini tidak hanya melindungi lingkungan, tetapi juga menghilangkan tumpukan kertas dan kekacauan catatan yang sering menyertainya.
Kepastian hukum
Biasanya, undang-undang perburuhan mengharuskan perusahaan untuk menyimpan catatan yang tepat tentang jam kerja dan waktu istirahat karyawan. Dengan menggunakan sistem pencatatan waktu digital, pengusaha dapat dengan mudah dan nyaman memenuhi kewajiban ini. Sistem ini juga secara otomatis mencatat setiap pelampauan jam kerja maksimum yang diizinkan dan memberi tahu manajer dan orang yang bertanggung jawab.
Ini memberi manajer SDM kesempatan untuk dengan cepat mengidentifikasi penyimpangan berulang dari standar waktu yang ditentukan, campur tangan jika perlu, dan dengan demikian mematuhi persyaratan hukum dalam jangka panjang. Beberapa aplikasi dan aplikasi berbasis web juga memastikan penanganan yang sesuai secara hukum atas data pribadi karyawan yang sensitif dan dengan demikian juga memenuhi persyaratan perlindungan data.
Manfaat timesheet digital bagi karyawan
Untuk perekaman waktu seluler, karyawan memasukkan awal jam kerja dan akhir hari kerja ke dalam aplikasi. Data ini segera disinkronkan, asalkan ada koneksi Internet seluler. Jika hal ini tidak terjadi, sinkronisasi dimulai secara otomatis segera setelah sambungan Internet tersambung kembali. Selain awal dan akhir hari kerja, karyawan juga dapat mencatat waktu istirahat mereka melalui aplikasi. Kebetulan, tidak masalah apakah satu atau lebih istirahat diambil selama hari kerja.
Aplikasi ini menambahkan waktu istirahat secara otomatis. Selain fungsi pencatatan jam kerja, aplikasi semacam itu biasanya menawarkan fungsi lain, seperti pencatatan waktu janji temu pelanggan individu. Data ini nantinya relevan untuk tujuan penagihan. Selain itu, karyawan dapat mengedit dan melihat perencanaan shift kapan saja melalui perangkat seluler dan aplikasi mereka.
Ini juga berlaku untuk perencanaan liburan. Permintaan liburan yang dulunya harus diajukan secara tertulis, kini bisa diajukan di aplikasi dalam waktu singkat. Dimungkinkan juga untuk mengakses permintaan cuti yang diajukan dan statusnya saat ini kapan saja.
Kesimpulan – Aplikasi absen digital sangat bermanfaat
Baik, pemberi kerja dan karyawan dapat memperoleh keuntungan dari beralih dari menggunakan lembar waktu tradisional ke aplikasi lembar waktu digital modern.
