Nella maggior parte delle aziende, la registrazione dell'ora classica con un orologio è ormai un ricordo del passato. Nel frattempo, foglio presenze online il software assume questa funzione e offre una serie di nuove possibilità e una gestione più semplice della panoramica dell'orario di lavoro. Ancora più pratiche sono le possibilità di registrazione dell'ora mobile, che ora vengono utilizzate da un numero sempre maggiore di aziende.
Come funziona la registrazione del tempo mobile?
In molte aziende, la registrazione del tempo è uno strumento importante per la pianificazione delle risorse del personale al fine di ottimizzare l'impiego dei dipendenti e aumentare la produttività sulla base di valutazioni periodiche. Il requisito fondamentale per la registrazione mobile degli orari di lavoro è l'utilizzo di uno smartphone con relativa app per la registrazione degli orari. Tale app può essere aperta tramite un codice di accesso personale e offre quindi numerose funzioni.
Vantaggi dei fogli presenze digitali per le aziende
Ci sono una serie di vantaggi offerti dai fogli presenze digitali per le aziende:
- Flessibilità
- Risparmio di tempo
- Trasparenza
- Sostenibilità
- Certezza del diritto
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Flessibilità
Uno dei principali vantaggi dei concetti elettronici per la registrazione dell'orario di lavoro è l'aumento della flessibilità. Che si tratti di orario flessibile o orario di lavoro, di lavoro in un ufficio a casa o presso la sede dell'azienda: con il software mobile per la registrazione del tempo, tutti i modelli temporali possono essere mappati chiaramente e la documentazione delle ore è possibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Anche questo dà EMSs l'opportunità di digitalizzare i processi relativi al personale e, in tempi in cui il lavoro da casa e altri modelli di lavoro flessibili stanno diventando sempre più popolari, non solo sono a prova di futuro: possono anche aumentare la loro attrattiva nel contesto del datore di lavoro branding.
Risparmio di tempo
Un altro vantaggio della registrazione digitale dell'ora tramite app o PC è l'enorme risparmio di tempo. Usare i metodi tradizionali di registrazione del tempo è sempre un grande sforzo. Ora è in gran parte automatizzato con l'aiuto dei moderni strumenti di registrazione del tempo. Le irregolarità vengono rilevate dal sistema di registrazione dei tempi e le valutazioni dei singoli conti ore possono essere visualizzate premendo un pulsante.
Anche la contabilità salari è molto più semplice: i responsabili delle risorse umane hanno sempre accesso a tutte le informazioni importanti e anche il trasferimento dei dati al sistema contabile o al consulente fiscale è automatizzato. La raccolta dispendiosa in termini di tempo dell'individuo schede, il trasferimento di informazioni compilate a mano e il collegamento di diverse informazioni appartengono quindi al passato.
Trasparenza
Quando viene utilizzato un software di registrazione del tempo, sia i datori di lavoro che i dipendenti beneficiano di una maggiore trasparenza. I conti ore individuali possono essere visualizzati nel sistema da entrambe le parti, indipendentemente da dove stanno lavorando, eliminando la necessità di creare panoramiche create manualmente e stampate alla fine del mese. Inoltre, la registrazione del tempo digitale offre ai dipendenti
la possibilità di automonitoraggio: questo è particolarmente importante nell'home office, dove i confini tra lavoro e vita privata si confondono facilmente. Oltre a fornire una panoramica delle ore lavorate, il software crea anche trasparenza per quanto riguarda il rispetto dei tempi di pausa. Eventuali errori di punzonatura possono essere identificati dagli stessi dipendenti e corretti tempestivamente. Manager e dirigenti HR possono quindi accedere a un database corretto e completo per la pianificazione delle attività e le valutazioni.
Sostenibilità
Dal momento che le panoramiche non devono essere stampate alla fine del mese, la registrazione digitale dell'ora avvicina le aziende a un ufficio senza carta. Applicazioni e panoramiche, timesheet e avvisi: tutto questo può essere mappato digitalmente e chiaramente in un sistema corrispondente ed è disponibile anche in tempo reale. Questo non solo protegge l'ambiente, ma elimina anche le montagne di carta e il caos delle note che spesso le accompagna.
Certezza del diritto
Di solito, il diritto del lavoro richiede alle aziende di tenere registrazioni precise delle ore di lavoro e dei periodi di riposo dei dipendenti. Utilizzando un sistema di registrazione del tempo digitale, i datori di lavoro possono adempiere a questo obbligo in modo semplice e conveniente. Il sistema registra inoltre automaticamente l'eventuale superamento dell'orario di lavoro massimo consentito e ne informa sia i gestori che il preposto.
Ciò offre ai responsabili delle risorse umane l'opportunità di identificare rapidamente deviazioni ripetute dagli standard temporali prescritti, intervenire se necessario e quindi rispettare i requisiti legali a lungo termine. Alcune applicazioni e app basate sul Web garantiscono anche il trattamento conforme alla legge dei dati personali sensibili dei dipendenti e soddisfano quindi anche i requisiti di protezione dei dati.
Vantaggi dei fogli presenze digitali per i dipendenti
Per la registrazione del tempo mobile, i dipendenti inseriscono nell'app l'inizio dell'orario di lavoro e la fine della giornata lavorativa. Questi dati vengono sincronizzati immediatamente, a condizione che sia disponibile una connessione Internet mobile. In caso contrario, la sincronizzazione si avvia automaticamente non appena viene ristabilita una connessione Internet. Oltre all'inizio e alla fine della giornata lavorativa, i dipendenti possono anche registrare i tempi di pausa tramite l'app. Per inciso, non importa se una o più pause vengono prese durante una giornata lavorativa.
L'app somma automaticamente i tempi di pausa. Oltre alla funzione di registrazione dell'orario di lavoro, tali app offrono solitamente altre funzioni, come la registrazione dell'ora degli appuntamenti dei singoli clienti. Questi dati sono successivamente rilevanti ai fini della fatturazione. Inoltre, i dipendenti possono modificare e visualizzare la pianificazione dei turni in qualsiasi momento tramite il proprio dispositivo mobile e l'app.
Questo vale anche per la pianificazione delle vacanze. Mentre una richiesta di vacanza doveva essere presentata per iscritto, ora può essere presentata nell'app in breve tempo. È inoltre possibile accedere in qualsiasi momento alle richieste di ferie inoltrate e al loro stato attuale.
Conclusione: un'app per la scheda attività digitale è molto vantaggiosa
Sia i datori di lavoro che i dipendenti possono trarre vantaggio dal passaggio dall'utilizzo dei fogli presenze tradizionali alle moderne app di fogli presenze digitali.
