Klassieke kantoorsuites verschenen voor het eerst in de begindagen van de personal computer en waren ontworpen om de individuele productiviteit te verhogen. Hun mogelijkheden zijn in de loop van de tijd enorm toegenomen, maar ondanks halfjaarlijkse updates hebben de belangrijkste apps van Microsoft de afgelopen jaren weinig innovatie laten zien.
Samenwerking met Microsoft Office beperkt zich voornamelijk tot het opslaan van documenten op een gedeelde schijf of het delen ervan via e-mail in de hedendaagse verbonden wereld. Vooral dit laatste leidt in grotere teams vaak tot versieconflicten.
Het gebruik van Microsoft Office- of Google Workspace-services kan echter eentonig worden en gebruikers hebben vaak de behoefte om iets nieuws en even capabels uit te proberen.
Dat gezegd hebbende, hoewel er op dit moment veel alternatieven voor Microsoft Office op de markt zijn, is misschien wel de beste onder hen: ALLEENKANTOOR van Ascensio System. Dus in dit bericht geven we je een uitgebreide recensie van deze nieuwe kantoorsuite en hoe het een game-changer kan zijn voor je officiële document beheer werken.
Over ONLYOFFICE
ONLYOFFICE is een tool voor het bewerken en beheren van kantoordocumenten die van onderaf is ontworpen om te worden gebruikt door teams die tegelijkertijd aan een papier, spreadsheet, presentatie of invulbaar formulier werken. Een volledige verzameling onmisbare functies, zoals automatisch opslaan, versiegeschiedenis, versiebeheer, wijzigingen bijhouden, opmerkingen, gebruikerstags, berichten en zelfs twee co-editingmodi, Snel en Strikt, maken samenwerken eenvoudig.
Dit maakt het een uitstekende optie voor elk bedrijf dat op zoek is naar een goedkope online kantoorsuite. Omdat we het hebben over ONLYOFFICE Docs, is het woord online een cruciaal onderscheid. Dat wil zeggen, in plaats van de desktopsoftware voor Windows, macOS of Linux te gebruiken, opent u deze via een webbrowser, vergelijkbaar met Google Docs of Microsoft Office Online.
Wat kunt u doen met ONLYOFFICE?
ONLYOFFICE is een concurrerend alternatief voor de reeds gevestigde kantoordocumentatiegiganten zoals Microsoft en Google. Deze nieuwe tool biedt een aantal aanzienlijk nieuwe en unieke functies die je een fris gevoel en ervaring zullen geven bij het maken en bewerken van documenten die je met andere tools hebt gedaan. Laten we bespreken wat u allemaal kunt doen met ONLYOFFICE.
- Georganiseerde en gebruiksvriendelijke interface
Omdat ONLYOFFICE bestanden op tabbladen opent, net als webpagina's in een browser, is schakelen tussen spreadsheets en presentaties zelfs nog eenvoudiger. In plaats van voor elk type document een apart programma te hebben, zoals bij Word, Excel en PowerPoint, is alles in één app ondergebracht.
Met ONLYOFFICE kunt u naast de traditionele kantoortools ook invulbare formulieren maken, bewerken en eraan samenwerken. ONLYOFFICE-formulieren zijn niet hetzelfde als die in Adobe Forms of Google Forms. Ze lijken erg op de inhoudsbesturingselementen van Microsoft Office en laten je de documenteditor gebruiken om invulbare documenten en formulieren te maken.
Tekstvelden, keuzerondjes, afbeeldingen, keuzelijsten, selectievakjes en vervolgkeuzelijsten worden nu ondersteund door ONLYOFFICE. ONLYOFFICE-formulieren die klaar zijn voor gebruik, kunnen online worden gedeeld zodat anderen ze in de browser kunnen invullen (zelfs als ze geen ONLYOFFICE hebben), of ze kunnen worden opgeslagen als een invulbaar PDF-bestand.
- Naadloos samenwerken met collega's
Wanneer u zich aanmeldt bij OnlyOffice en doorgaat naar de module Documenten, zult u zien dat het navigatiemenu tal van opties op het hoogste niveau bevat. Documenten van de huidige gebruiker zijn te vinden onder de kop Mijn documenten.
De eigenaar van deze papieren kan ze delen, bewerken, downloaden of toevoegen. Onder de kop Gedeeld met mij worden gedeelde documenten met gebruikers weergegeven, hetzij rechtstreeks, hetzij via het groepslidmaatschap van de gebruiker.
- Mappen maken voor samenwerking
Beheerders kunnen eenvoudig mappen maken in Common Documents die door meerdere gebruikers gezamenlijk kunnen worden gebruikt. Fijnmazige machtigingen kunnen worden gedefinieerd voor bestanden en mappen die aan veelvoorkomende documenten worden toegevoegd, waarbij groepen of gebruikers alleen-lezen of volledige toegang krijgen, of zelfs expliciet de toegang tot een gebruiker of groep verbieden. Afbeeldingen en documenten die zijn gekoppeld aan Ascensio System OnlyOffice-projecten zijn te vinden in projectdocumenten.
- Toegang tot eerdere bewerkingen met revisiegeschiedenis
Beginnend met de revisiegeschiedenis, heeft OnlyOffice bepaalde samenwerkingsfuncties die vergelijkbaar zijn met de topkandidaten in deze categorie. Revisies zijn een belangrijk kenmerk van Ascensio System OnlyOffice, omdat u hiermee niet alleen kunt zien wie wijzigingen in een document heeft aangebracht en een voorbeeld kan lezen of downloaden, maar ook om er opmerkingen over te maken, een eerdere revisie te herstellen naar de huidige actieve revisie of te kiezen om het te voltooien.
- Gelijktijdig documenten bewerken
OnlyOffice biedt gelijktijdige documentbewerking naast de mogelijkheden die revisies bieden. Hierdoor kunnen gebruikers samenwerken aan een document met een andere gebruiker, waarbij de online documenteditors zelfs een chatvenster hebben.
- Integraties & Plugins
Gebruikers kunnen onder andere hun DropBox Business-, Google Drive for Work- of Microsoft OneDrive for Business-accounts koppelen aan hun Ascensio System OnlyOffice-accounts. Dit kan worden gedaan met de zakelijke versies van deze services of hun persoonlijke tegenhangers van consumentenkwaliteit. Voor toegankelijkheid voor meerdere gebruikers kunnen beide in het gebied Gemeenschappelijke documenten worden geplaatst. De bestanden en mappen van deze services kunnen rechtstreeks in de cloudeditors worden bewerkt.
- Ondersteunde bestandsindelingen
ONLYOFFICE gebruikt Microsoft's Office Open XML niet alleen voor import en export, maar ook als native formaat. Het lezen en maken van DOCX-, XLSX- of PPTX-bestanden is natuurlijk geen garantie dat de gerelateerde documenten in MS Office-indeling verschijnen.
ONLYOFFICE geeft ook wijzigingen die in Word zijn bijgehouden, evenals opmerkingen van de editors, op een vloeiende manier weer. ONLYOFFICE ondersteunt niet alleen Microsoft-bestandsindelingen, maar ook OpenOffice, RTF, PDF en platte tekst. De HTML-optie is ook beschikbaar, maar het is gewoon het Microsoft Office-webformaat.
Aan de slag met ONLYOFFICE
Aanmelden voor een proefperiode van 30 dagen van OnlyOffice's cloudeditie is de eerste stap. U krijgt toegang tot documentopslag, online documenteditors, e-mail, agenda, contacten en chat na het voltooien van het registratieproces. U kunt ook meer geavanceerde zakelijke functies gebruiken, zoals klantrelatiebeheer (CRM) en projectbeheer.
Beheerders moeten waarschijnlijk beginnen met het toevoegen van gebruikers en groepen, wat kan worden gedaan door mensen uit Gmail- of Yahoo-contacten te importeren, of door een correct opgemaakt CSV-bestand te importeren. Na het aanmaken van een account kunnen gebruikers hun sociale media-accounts, zoals Google, Facebook, Twitter en LinkedIn, koppelen om hun huidige (en gemakkelijk te onthouden) inloggegevens voor authenticatie te gebruiken.
ALLEENKANTOOR Invulbare formulieren
ONLYOFFICE Formulieren zijn gemaakt om het werken met elektronische documenten zo eenvoudig mogelijk te maken. U kunt online of lokaal invulbare-velddocumenten maken, wijzigen en samen bewerken en deze vervolgens aan anderen voorleggen om ze in te vullen. Het verkort de procestijd en helpt herhaalde gegevensinvoer en bijbehorende fouten te voorkomen door de kosten voor het afdrukken, opslaan en distribueren van papier te elimineren.
Met ONLYOFFICE kunt u de volgende soorten invulbare formulieren gebruiken:
- Verkoop
- Vacatures
- Accounting
- Legale documenten
- Overig
Voor meer informatie over ONLYOFFICE invulbare formulieren en hoe u er een kunt maken, eenvoudig: bezoek hun officiële blog voor een stapsgewijze handleiding.
Desktop applicatie
De desktop-applicaties van ONLYOFFICE zijn stand-alone programma's die moeten worden geïnstalleerd via de unieke methoden van het platform. Dit is een EXE-installatieprogramma in het geval van Windows. De desktop-editors hebben geen server nodig en kunnen net als elk ander kantoorpakket lokaal worden gebruikt.
Alleen wanneer deze tools zijn verbonden met een samenwerkende server in de back-end, zoals Nextcloud, ownCloud, Seafile of ONLYOFFICE Workspace, laten ze hun volledige potentieel zien. Alleen dan zijn mogelijkheden zoals realtime co-editing van documenten, versiebeheer en conversaties beschikbaar.
Web applicatie
De webversie is het beste voor situaties waarin u geen lokale apps wilt installeren, zoals BYOD of extranetten waar u samenwerkt met klanten of partners. Het is beschikbaar in verschillende formaten, waaronder Docker-containers, en kan worden geïnstalleerd op Linux- en Windows-servers.
Het installeren van Erlang, PostgreSQL en RabbitMQ is vereist voordat de websuite op een Windows Server wordt geïnstalleerd. Een EXE-installatieprogramma wordt meegeleverd met ONLYOFFICE. Zonder een server voor opslag en samenwerking zijn online apps nutteloos. Ze worden echter geleverd met een basisvoorbeeldservice waarmee u documenten kunt maken of uploaden en ze vervolgens lokaal kunt opslaan.
Mobiele apps
ALLEENOFFICE-apps zijn beschikbaar voor mobiele apparaten met Android of iOS naast de desktop- en webversies. Smartphones zijn grotendeels gebouwd om inhoud te consumeren in plaats van te produceren vanwege hun vormkarakter.
ONLYOFFICE houdt hier rekening mee door het aantal beschikbare functionaliteiten op de mobiele app te beperken. Zelfs in realtime samenwerkingsruimten kunnen documenten worden gewijzigd. Verder kunnen er opmerkingen worden toegevoegd.
ALLEEN OFFICE-documenten 7.0
ONLYOFFICE heeft zijn tools regelmatig geüpgraded en de meest recente Docs 7.0-update is behoorlijk geavanceerd en competitief. De meest recente versie van de open-source kantoorsuite heeft een hele reeks nieuwe mogelijkheden, waaronder de mogelijkheid om invulbare documenten en formulieren te maken, werkmappen en werkbladen met een wachtwoord te beveiligen en de bruikbaarheid en samenwerking te vergroten.
ALLEEN OFFICE-functies
- Invulbare formulieren maken
Invulbare formulieren kunnen nu eenvoudig online worden gemaakt met ONLYOFFICE. Met deze nieuwe functie kunt u uw volledige elektronische documentatie en workflow naadloos automatiseren, zodat u een verscheidenheid aan documenten kunt produceren en invullen, zoals contracten, juridische overeenkomsten, toelatingsformulieren, vragenlijsten, rapporten en meer.
U kunt vanaf het begin formulieren ontwikkelen of een eerder DOCX-document als uitgangspunt gebruiken, ze in realtime bijwerken en samenwerken met andere gebruikers voor bewerking. U kunt een invulbaar formulier opslaan als een conventioneel OFORM-bestand of PDF-bestand om het online te delen en in te vullen.
- Bescherm uw bladen en werkmappen met wachtwoorden
U kunt uw spreadsheet veiliger maken met ONLYOFFICE Docs v7.0. Wachtwoordbeveiliging voor specifieke werkbladen en werkmappen is nu mogelijk in de nieuwste editie.
- Spreadsheets Query-tabellen
Querytabellen worden nu ondersteund in Documenten v7.0. Een querytabel combineert gegevens uit een of meerdere tabellen in een spreadsheet om gegevens voor te bereiden voor rapportage en analyse. U kunt nu spreadsheets met querytabellen openen en opslaan zonder gegevens te verliezen.
- Animaties en overgangen in presentaties
Het tabblad Nieuwe overgangen in Documenten v7.0 maakt het nu veel gemakkelijker voor gebruikers om animaties en overgangen in PPT-dia's toe te voegen en te bewerken. Op het nieuwe tabblad Overgangen vind je alles wat je nodig hebt op één plek. Met een paar klikken kunt u schakelen tussen verschillende overgangsstijlen en hun kenmerken en instellingen wijzigen zonder afgeleid te worden door andere dia-eigenschappen.
- Naadloze samenwerkingsmogelijkheden
ALLEENOFFICE Docs v7.0 bevat een nieuwe versiegeschiedenisfunctie in spreadsheets waarmee gebruikers heen en weer kunnen gaan tussen eerdere concepten en deze indien nodig kunnen herstellen. Wanneer de eindgebruiker de spreadsheet sluit, wordt elk concept standaard opgeslagen als een versie.
- Volledig open source
ONLYOFFICE heeft de broncode van professionele bewerkingstools, waaronder documentvergelijking, inhoudscontrole en spreadsheetweergaven, beschikbaar gemaakt in alle oplossingen. Voorheen waren al deze functies alleen beschikbaar voor betalende klanten. Hun broncode is nu openbaar beschikbaar op GitHub.
Hoeveel kost ONLYOFFICE?
OnlyOffice is een capabel, zakelijk documentbeheersysteem dat beschikbaar is in zowel cloud- als on-premises versies. U kunt het gebruiken als cloudtoepassing of installeren op uw eigen servers op het netwerk van uw bedrijf. Elke keuze heeft zijn eigen reeks voor- en nadelen.
- De cloudversie van Ascensio System OnlyOffice is eenvoudig en snel in te stellen. Op maand-, jaar- of driejaarlijkse basis wordt het per gebruiker in rekening gebracht. Het kost dienovereenkomstig $ 5 per maand, $ 2 per maand en $ 1 per maand voor elke gebruiker. Het maandtarief wordt echter alleen aangeboden aan klanten met minimaal zes gebruikers.
- Klanten met nog grotere gebruikersgroepen zullen veel meer geld besparen en toegang krijgen tot meer opslagruimte. Opslagcapaciteit is beschikbaar in stappen van 8 GB voor 1-2 gebruikers, 20 GB voor 3-5 gebruikers en 40 GB voor 6-10 gebruikers en hoger.
- Bedrijven die geïnteresseerd zijn in de on-premises varianten van Ascensio System OnlyOffice kunnen beginnen met de gratis Community Edition, die tot 20 gelijktijdige verbindingen mogelijk maakt en open source is.
- De 3 Enterprise-edities (Start, Standard en Standard+) kosten respectievelijk $ 900, $ 1,800 en $ 3,600 per server voor een levenslange licentie. Klanten in de non-profit- en onderwijssector hebben meer alternatieven, zoals gratis cloudlicenties en forse kortingen op de on-premises oplossing voor in aanmerking komende instellingen.
Waarin verschilt ONLYOFFICE van anderen?
Als het gaat om applicatie-implementatie, onderscheidt ONLYOFFICE zich al van Microsoft en Google. De software kan zowel op uw eigen server worden ingezet als als online dienst worden aangeboden.
Via connectoren kunt u de programma's niet alleen koppelen met ONLYOFFICE Workspace, een Letse samenwerkingsserver, maar ook met een verscheidenheid aan conventionele CMS- en samenwerkingssystemen. Alfresco, Confluence, Nextcloud, ownCloud, SharePoint en verschillende andere zijn onder hen.
Als het gaat om het ondersteunen van tal van platforms, inclusief offline werk, volgt ONLYOFFICE een andere strategie dan Google of Microsoft. De drie apps, waaronder een tekstverwerker, een spreadsheet en presentatieafbeeldingen, hebben hetzelfde uiterlijk en gevoel als online- of desktop-apps en bieden dezelfde set functies.
Omdat de webversie compatibel is met alle belangrijke clientbesturingssystemen, is het niet meer dan normaal om offline-compatibele desktopversies te bieden voor de meest populaire platforms. Deze lokaal geïnstalleerde ONLYOFFICE-programma's hebben ook hetzelfde uiterlijk en gevoel voor alle besturingssystemen (macOS, Windows en Linux), zodat gebruikers hun workflow niet hoeven aan te passen.
ALLEEN OFFICE downloaden!
ONLYOFFICE is beschikbaar om te downloaden en testen nu op onlyoffice.com. Als je op zoek bent naar een desktopprogramma voor Windows of Mac, dan kun je dat hier vinden: Als je een ouder apparaat hebt, ondersteunen de apps Windows XP en macOS 10.11, maar ze ondersteunen ook de meest recente versies, waaronder Windows 11 en macOS Grote Sur.
Quick Links:
Oordeel - ONLYOFFICE Review 2024
ONLYOFFICE zoals eerder vermeld is een fris nieuw alternatief voor Microsoft Office en andere rivalen die al door de meeste mensen worden gebruikt. Gezien het feit dat het concurreert in een reeds gedomineerde niche, is niets dat echt door hen wordt aangeboden te laat of minder.
De ontwikkelaars van ONLYOFFICE weten precies wat het publiek nodig heeft en hebben eraan gewerkt om er een nieuwe oplossing voor te creëren. Als je de eentonige sfeer van MS Office beu bent en een nieuwe ervaring voor het maken en bewerken van documenten wilt, dan is ONLYOFFICE zeker het proberen waard!
