Het plannen van een feest of evenement kan lastig zijn, maar PartyLabz is er om je te helpen! Of u zich nu klaarmaakt voor een werkvergadering, een leuke teambuildingdag of gewoon een samenzijn met vrienden, PartyLabz kan het u gemakkelijker maken.
Laten we het hier in detail over PartyLabz hebben, de PartyLabz-recensie, en zien hoe het u kan helpen uw evenement zonder enige stress te plannen.
PartyLabz-recensie: wat is PartyLabz?
PartyLabz is een gebruiksvriendelijke tool om moeiteloos evenementen te organiseren.
Het helpt u indrukwekkende evenementwebsites te maken, uitnodigingen te verzenden en RSVP's te beheren zonder dat u dit nodig hebt codeervaardigheden. Er zijn zowel gratis als betaalde versies beschikbaar.
Ondanks zijn naam is PartyLabz niet alleen bedoeld voor sociale bijeenkomsten; het is ook ideaal voor bedrijfsevenementen en teambuildingactiviteiten. De WYSIWYG-editor helpt bij het invoeren van de inhoud van evenementenpagina's, zoals evenementbeschrijvingen, veelgestelde vragen, dingen om te doen, enz.
U kunt maximaal 10 tabbladen toevoegen, inclusief paginaspecifieke functies voor verschillende doeleinden.
Dit vereenvoudigt evenement planning door duidelijke instructies en georganiseerde tabbladen te bieden voor verschillende aspecten van uw evenement.
PartyLabz-functies
1. Evenementwebsite:
Met deze functie kunt u snel en eenvoudig een speciale website voor uw evenement maken. U kunt alle benodigde details invoeren, zoals datum, tijd, locatie en beschrijving.
Bovendien heeft u de vrijheid om het uiterlijk van de website aan te passen aan het thema of de stijl van uw evenement.
2. Gastenlijst:
Met de gastenlijstfunctie kunt u uw genodigden efficiënt beheren. Gebruikers kunnen de gastenlijst afdrukken of downloaden naar een CSV-bestand, deze importeren uit eerdere evenementen of importeren uit Google Contacten.
Dit helpt je georganiseerd te blijven en zorgt ervoor dat je een nauwkeurig aantal verwachte gasten hebt.
3. Gastgroepen:
Door gasten in groepen te organiseren, wordt het eenvoudiger om de zitplaatsen, teamtoewijzingen of andere categorieën die u nodig heeft voor uw evenement te beheren. U kunt gasten handmatig aan groepen toewijzen of hen hun groep laten kiezen tijdens het RSVP-proces.
4. Online-uitnodigingen:
Stuur prachtig ontworpen online uitnodigingen naar uw gasten. De gebruiker kan de standaard gebruiken of een eigen uitnodigingsbericht opgeven. De e-mailuitnodigingen passen bij de stijl van de evenementwebsite.
Elke uitnodiging heeft een persoonlijke, unieke RSVP-link voor de gast. Wanneer deze wordt gevolgd, laat PartyLabz weten wie de evenementwebsite bezoekt en vult het RSVP-formulier in met bekende informatie, zodat gasten alleen de ontbrekende informatie hoeven in te vullen.
De integratie met de evenementenwebsite zorgt voor een naadloze ervaring voor zowel hosts als gasten.
5. Online reageren:
Gasten kunnen zich rechtstreeks via de evenementenwebsite op uw evenement aanmelden, waardoor u de RSVP's niet handmatig hoeft te beheren. U kunt de bevestigde gastenlijst in realtime bekijken, waardoor u eenvoudig de aanwezigheid kunt bijhouden.
6. RSVP via sms/oproep:
Voor gasten die de voorkeur geven aan traditionele methoden, biedt PartyLabz de mogelijkheid om te reageren via sms-berichten of telefoontjes. Dit zorgt ervoor dat alle gasten gemakkelijk op uw uitnodiging kunnen reageren, ongeacht hun favoriete communicatiemethode.
7. Aangepaste RSVP-vragen:
Pas het RSVP-proces aan door gasten specifieke vragen te stellen die relevant zijn voor uw evenement. Met deze functie kunt u aanvullende informatie van uw gasten verzamelen, zoals maaltijdvoorkeuren of dieetbeperkingen.
8. Aanmeldingslijst:
Met de aanmeldingslijstfunctie kunt u verschillende aspecten van uw evenement beheren, zoals cadeaulijsten, carpoolen of aanmeldingen van vrijwilligers.
Met deze gecentraliseerde tool kunt u eenvoudig de logistiek coördineren en ervoor zorgen dat alles soepel verloopt. Aanmeldingen kunnen zichtbaar zijn voor andere gasten om een samenwerkingsomgeving voor gasten te creëren.
9. Peilingen:
Gebruik ingebouwde peilingen om feedback en voorkeuren van uw gasten te verzamelen over verschillende aspecten van het evenement. U kunt vragen stellen over menu-opties, entertainmentkeuzes of evenementthema's, zodat u het evenement kunt afstemmen op de voorkeuren van uw gasten.
Polls kunnen zichtbaar zijn voor andere gasten om een samenwerkingsomgeving voor gasten te creëren.
10. Controlelijst:
Met de checklistfunctie blijft u georganiseerd tijdens het planningsproces van uw evenement. U kunt vooraf gedefinieerde checklistitems gebruiken of uw eigen checklistitems maken, zodat u geen belangrijke details vergeet.
11. Begroting:
Met de budgetteringstool kunt u uw evenementenbudget van begin tot eind bijhouden. Met deze functie kunt u de uitgaven controleren, betalingen volgen en binnen het budget blijven gedurende het hele planningsproces.
12. Fotogalerij:
Maak een gedeelde fotogalerij waar u en uw gasten foto's van het evenement kunnen uploaden en delen. Met deze functie kan iedereen herinneringen aan het evenement op één centrale locatie vastleggen en bewaren.
13. Opmerkingen:
Zorg voor ruimte waar gasten opmerkingen, feedback of berichten voor de gastheer kunnen achterlaten. Dit kan dienen als gastenboek of discussieforum waar deelnemers kunnen communiceren en hun gedachten over het evenement kunnen delen.
14. Beleid/vrijstellingen:
Bescherm uw evenement door van gasten te eisen dat ze aangepast beleid, vrijstellingen of disclaimers accepteren voordat ze reageren. Dit zorgt ervoor dat gasten op de hoogte zijn van eventuele regels en voorschriften die verband houden met het evenement.
15. Betalingen accepteren:
Als uw evenement betaling of fondsenwerving vereist, kunt u met PartyLabz rechtstreeks via de evenementwebsite geld inzamelen.
Deze functie stroomlijnt het betalingsproces voor zowel hosts als gasten. De betalingen worden op elk moment na de RSVP van de gast geïnd en niet tijdens de RSVP.
16. Geheime kerstman:
Voeg een leuk en feestelijk element toe aan uw evenement met het ingebouwde Secret Santa-spel. Gasten kunnen anoniem deelnemen en geschenken uitwisselen, wat een extra laag spanning aan het evenement toevoegt.
PartyLabz genereert willekeurige paren onder de aanwezige gasten. Gasten weten van wie ze een cadeautje moeten krijgen, maar ze weten niet van wie ze een cadeautje krijgen.
17. Opmerkingen:
Met de ingebouwde notitiefunctie kunt u belangrijke informatie en ideeën bijhouden. Hierdoor kunt u georganiseerd blijven en ervoor zorgen dat er tijdens het planningsproces niets over het hoofd wordt gezien.
18. Herinneringen:
Stuur automatisch RSVP-herinneringen en gebeurtenismeldingen naar gasten om hen op de hoogte en betrokken te houden. U kunt het schema en de inhoud van de herinneringen aanpassen aan uw behoeften.
19. Evenementtickets:
Als voor uw evenement ticketverkoop vereist is, kunt u met PartyLabz rechtstreeks via de evenementwebsite kaartjes verkopen. Je kunt tickettypen, prijzen en beschikbaarheid beheren, waardoor je eenvoudig de toegang tot je evenement kunt controleren.
20. Evenementsponsors:
Erken en presenteer evenementsponsors op de evenementwebsite. Met deze functie kunt u de bijdragen van sponsors erkennen en hun betrokkenheid bij het evenement promoten.
Stapsgewijze handleiding voor het starten van uw RSVP-website
Stap 1: Maak een evenementenwebsite
Om te beginnen met het maken van uw RSVP-website, gaat u naar de pagina Maken. Voer de titel van uw evenement, uw naam en e-mailadres in. U ontvangt via e-mail een eenmalig wachtwoord (OTP) om uw identiteit te bevestigen.
Dit garandeert de veiligheid en voorkomt ongeoorloofde toegang. Het systeem onthoudt u een maand lang in de browser, tenzij u uw browsergegevens wist cookies of schakel over naar een andere browser of apparaat.
Als u de e-mail met het OTP niet ontvangt, controleer dan uw map Spam. Als deze er niet is, heeft uw e-mailserver mogelijk onze e-mail geblokkeerd. Als u een bedrijfs-e-mailadres gebruikt, overweeg dan om @partylabz.com toe te voegen aan uw toegestane lijst om ervoor te zorgen dat u toekomstige e-mails ontvangt.
Stap 2: Voer uw evenementgegevens in
Nadat je je evenement hebt aangemaakt, kom je terecht op het dashboard van de evenementwebsite. Dit is waar u begint met het bouwen van uw evenementwebsite en het beheren van belangrijke details, zoals het totale aantal aanwezige gasten.
Voer eerst belangrijke gebeurtenisinformatie in, zoals de datum, tijd en locatie. Indien nodig kunt u ook de hostgegevens bijwerken.
Volg vervolgens de meegeleverde checklist-items om de installatie van uw evenementwebsite te voltooien en u voor te bereiden op het verzenden van uitnodigingen. Deze checklistitems zorgen ervoor dat u geen belangrijke stappen in het planningsproces mist.
De website kent verschillende manieren om de evenementenwebsite aan bezoekers te tonen:
- Anonieme bezoeker: dit is iedereen die de evenementwebsite bezoekt, maar niet door het systeem wordt herkend. Ze kunnen de website bekijken, maar hebben geen speciale toegang of functies.
- Gast: Een gast is een bezoeker met een unieke persoonlijke ID in de URL van de evenementwebsite (te vinden na '?guest=…'). Ze hebben een aantal gepersonaliseerde toegang op basis van hun ID, zoals het bekijken van specifieke details of secties gerelateerd aan hun RSVP.
- Host of Co-host: Deze bezoekers hebben ook een unieke persoonlijke ID in de URL van de evenementwebsite ('?guest=…'), maar ze zijn ook aangemeld bij het systeem. Ze hebben extra rechten, zoals de mogelijkheid om de evenementwebsite te bewerken, RSVP's te bekijken en uitnodigingen of berichten naar gasten te sturen. Als je bovenaan je scherm een oranje balk ziet met de tekst 'EDIT MODE', word je herkend als host of co-host, waardoor je over deze extra mogelijkheden beschikt.
Stap 3: checklist, budget, notities en AI-hulp
Het plannen van evenementen is nu eenvoudiger dan ooit met de ingebouwde functies voor checklist, budget en notities van PartyLabz.
checklist: Hun checklist omvat alles, van het opzetten van uw evenementwebsite tot het verzenden van uitnodigingen. U kunt ook uw eigen taken toevoegen om bij te houden wat er is gedaan en wat er nog moet gebeuren.
Bovendien personaliseren hun AI-suggesties de checklist, zodat u geen belangrijke details mist die specifiek zijn voor uw evenement.
Budgetteringstool: Hun budgetteringstool stroomlijnt het planningsproces voor evenementen. Houd eenvoudig uw evenementenbudget bij, houd betalingen bij en blijf op de hoogte van aankomende uitgaven.
Het is eenvoudig te gebruiken en zorgt ervoor dat u tijdens het hele planningsproces binnen uw budget blijft.
Opmerkingen: Houd al uw evenementgerelateerde gedachten op één plek georganiseerd met de Notes-functie. Of het nu om ideeën, plannen, recepten of belangrijke details gaat, noteer ze zodat u ze gemakkelijk kunt raadplegen op de pagina Notities.
Stap 4: Pas het uiterlijk aan
Laat uw creativiteit zien door een afbeelding voor uw evenement te kiezen of te uploaden en de stijl van uw evenementwebsite aan te passen met animaties. Uw evenementwebsite is als een lege pagina die wacht op uw artistieke touch – zorg ervoor dat deze er aantrekkelijk en opvallend uitziet!
Om uw evenementenwebsite nog spannender te maken, kunt u overwegen een video- of audiofragment toe te voegen. Dit maakt uw evenementpagina interessanter en unieker. Laat uw fantasie de vrije loop en creëer een opvallende evenementenwebsite die indruk zal maken op uw gasten!
Stap 5: Website-inhoud bewerken
De eenvoudigste manier om een evenementbeschrijving aan uw evenementwebsite toe te voegen, is door over te schakelen naar de bewerkingsmodus en andere pagina's (tabbladen) toe te voegen die nuttige informatie voor uw gasten bevatten.
Neem in uw gids details op zoals accommodatieopties, parkeerinstructies, veelgestelde vragen en dresscode. Als u al deze informatie verstrekt, kunnen de vragen van uw gasten sneller worden beantwoord, waardoor het voor hen gemakkelijker wordt om te reageren.
Houd er rekening mee dat u kunt kiezen wie elke pagina kan zien. U kunt een pagina voor iedereen zichtbaar maken, alleen voor gasten, of de toegang beperken tot alleen hosts/co-hosts.
Stap 6: Voeg opiniepeilingen, aanmeldingen en meer toe
Voeg interactieve functies toe aan uw evenementenwebsite om uw gasten betrokken te houden, zelfs nadat ze zich hebben aangemeld. Maak pagina's met opiniepeilingen om meningen te verzamelen over maaltijdvoorkeuren of activiteitenkeuzes. Stel aanmeldingslijsten op voor carpoolen, potluck of cadeaulijsten.
Deel een fotogalerij, stimuleer reacties en houd iedereen op de hoogte met een activiteitenmuur. Je kunt zelfs een Secret Santa-spel organiseren voor wat extra plezier.
Deze interactieve elementen maken PartyLabz tot een uniek platform. Het vereenvoudigt de feestplanning en zorgt ervoor dat gasten kunnen deelnemen.
Stap 7: Configureer uw evenementwebsite en RSVP-pagina
Laten we eens kijken hoe u uw RSVP-pagina kunt instellen om het uw gasten gemakkelijk te maken. Er zijn twee hoofdpagina's die je gebruikt om je evenement te configureren:
- Evenement instellingen: Hier kunt u uw evenementtype wijzigen (open, privé of de datum opslaan), het URL-pad van het evenement aanpassen en meer.
- RSVP-instellingen: Hier kunt u de capaciteit van het evenement instellen, kiezen hoeveel mensen elke gast kan meenemen en standaard- of aangepaste vragen toevoegen die uw gasten kunnen beantwoorden.
Stap 8: Automatische reacties aanpassen
U heeft de mogelijkheid om de berichten die ons systeem verzendt voor en nadat gasten hun RSVP-formulier indienen, te personaliseren. Dit omvat de berichten die gasten ontvangen via e-mail of sms om hun RSVP te bevestigen en de automatische herinneringsmails.
Gasten die uw evenement bijwonen, kunnen een bevestiging ontvangen met bijzondere details. Op dezelfde manier kunt u spijt betuigen voor ontbrekende gasten die negatief reageren.
Om deze automatische reacties aan te passen, gaat u vanuit het menu naar de pagina 'Aangepaste berichten'. U kunt berichten personaliseren voor zowel e-mail- als sms-RSVP-bevestigingen.
Stap 9: Gebeurtenisherinneringen configureren
U kunt eenvoudig herinneringen voor uw evenement beheren om uw gasten op de hoogte en betrokken te houden. Ga eenvoudigweg naar de pagina “Dashboard” en selecteer “Herinneringen” in het menu.
Ons platform biedt verschillende soorten herinneringen:
- Herinnering voor RSVP: Dit bericht is alleen verzonden naar gasten die waren uitgenodigd(!) maar die nog niet hebben geantwoord.
- Herinnering aan de gebeurtenis: Exclusief verzonden naar aanwezige gasten.
- Herinner u eraan opiniepeilingen te beantwoorden of u aan te melden voor activiteiten: Gasten die de polls niet hebben beantwoord of zich niet hebben aangemeld voor activiteiten, ontvangen dit bericht automatisch.
Op de pagina ‘Aangepaste berichten’ kunt u de herinneringsteksten aanpassen. Voor elke herinnering van hetzelfde type wordt de tekst gebruikt die u daar opgeeft.
Stap 10: Uitnodigingen verzenden
Gasten uitnodigen via externe kanalen met de URL van de evenementwebsite of QR-code
Gasten uitnodigen voor uw evenement is eenvoudig met PartyLabz. Als uw evenement 'Open', 'Save The Date' of 'Ticketed' is, kunt u de URL of QR-code van de evenementwebsite delen op sociale media, berichtenapps of e-mail. Ga gewoon naar het Dashboard en klik op “Deel evenement voor het verzamelen van RSVP” om de link of QR-code te krijgen.
Voor 'Privé'- of 'Save The Date'-evenementen kunt u handmatig gasten toevoegen of ze importeren vanuit Google Contacten of een CSV-bestand op de pagina 'Gastenlijst'.
Stuur vervolgens uitnodigingen via e-mail of sms vanaf de pagina 'Berichtencentrum'. Houd er rekening mee dat e-mail- en sms-uitnodigingen beschikbaar zijn in betaalde abonnementen.
Gasten ontvangen hun persoonlijke RSVP-link in de uitnodiging. Ze klikken eenvoudigweg op de link, bezoeken de website van uw evenement, lezen de details en reageren online.
Op het RSVP-formulier geven ze aan met hoeveel mensen ze aanwezig zijn en bevestigen ze hun beslissing met Ja, Misschien of Nee.
Stap 11: Bekijk gastregistraties en RSVP's
Houd gastgegevens bij op de pagina ‘Gastenlijst’ door de ontvangen RSVP’s online, via sms of per telefoon bij te houden.
Stap 12: Communiceer met gasten
Houd uw gasten op de hoogte en betrokken met belangrijke evenementupdates en aankondigingen. Gebruik de berichtenfunctie van PartyLabz om berichten via e-mail of sms te verzenden of om uw activiteitenpagina bij te werken. Dit zorgt ervoor dat iedereen tijdens het planningsproces van het evenement op de hoogte en betrokken blijft.
Om een bericht te verzenden, gaat u naar de pagina “Berichtencentrum” en klikt u op de knop “Bericht”. Kies of u via e-mail of sms wilt verzenden op basis van de beschikbare contactgegevens.
U kunt zowel e-mailadressen als telefoonnummers gebruiken voor verschillende groepen gasten. Stel vervolgens uw bericht op, selecteer de ontvangersgroepen, bekijk een voorbeeld van het bericht en klik op 'Verzenden' om uw bericht te verzenden.
PartyLabz: prijsplannen
PartyLabz biedt meerdere plannen en add-ons om aan verschillende behoeften op het gebied van evenementenplanning te voldoen. Laat me elk plan voor u opsplitsen voor een beter begrip:
1. Gratis abonnement:
Dit plan is perfect voor kleine bijeenkomsten. Je kunt beginnen met een gratis evenement, maar het is beperkt tot tien gasten. Je krijgt één pagina op de evenementwebsite met verschillende functies, zoals polls, aanmeldingen of fotogalerijen.
Je hebt ook toegang tot tools zoals checklists en budgettering. Met het gratis abonnement kunt u echter geen video of audio gebruiken. U kunt maximaal twee aangepaste RSVP-vragen stellen.
2. Betaalde abonnementen:
Alle betaalde abonnementen maken alle beschikbare functies mogelijk. Het PRO-abonnement omvat telefoniediensten (sms-berichten en inkomende oproepen voor RSVP's), die abonnementen niet hebben.
Abonnementsplannen voor degenen die regelmatig evenementen organiseren, en hun doel is om de prijs voor evenementhosts per gemaakte evenementenwebsite te verlagen. Deze zijn verder onderverdeeld in 2 afhankelijk van het aantal gasten en andere extra's.
3. Premium-abonnement:
Dit plan is bedoeld voor degenen die meer maatwerk en functies nodig hebben. Het bevat dezelfde functies als het Pro-abonnement, maar biedt meer RSVP-vragen, co-hosts en e-mails.
4. Bedrijfsplan:
Het Business-abonnement is ontworpen voor professionele evenementenplanners of bedrijven en biedt een onbeperkt aantal co-hosts en 20,000 e-mails. Bij het BUSINESS-abonnement is standaard de add-on “Hide PartyLabz Logo / Custom Logo” inbegrepen.
PartyLabz: voor- en nadelen
Voors:
- Gratis basisdienst;
- Concurrerend geprijsde betaalde opties.
- Eenvoudige installatie met aanpasbare functies.
- Naadloze integratie met Stripe voor het innen van geld.
- Scan de QR-codes van gasten wanneer ze aankomen en check uit wanneer ze het evenement verlaten.
nadelen:
- Momenteel alleen ondersteund in webbrowsers.
- Ontbreekt ondersteuning voor pushmeldingen voor updates.
Veelgestelde vragen
📊 Biedt PartyLabz RSVP-tracking?
Ja, PartyLabz biedt RSVP-trackingfuncties waarmee u kunt zien wie de aanwezigheid heeft bevestigd en wie niet.
🕒 Hoe ver van tevoren moet ik mijn evenement op PartyLabz instellen?
Het wordt aanbevolen om uw evenement minimaal een paar weken van tevoren te organiseren, zodat u voldoende tijd heeft voor planning en reacties van gasten.
💳 Welke betaalmethoden worden geaccepteerd op PartyLabz?
PartyLabz accepteert doorgaans de belangrijkste creditcards en soms ook andere online betaalmethoden, afhankelijk van de regio.
🔒 Hoe gaat PartyLabz om met privacy en gegevensbeveiliging?
PartyLabz gebruikt standaard beveiligingsmaatregelen om gebruikersgegevens te beschermen en ervoor te zorgen dat de privacy behouden blijft.
🆘 Waar kan ik ondersteuning krijgen als ik problemen heb met PartyLabz?
Voor ondersteuning kunt u contact opnemen met PartyLabz via hun helpcentrum of via de klantenservice-e-mail op hun website.
Quick Links:
Conclusie: Is PartyLabz de juiste keuze voor uw evenementen?
Dus of je nu een groot bedrijfsevenement plant of gewoon een leuk feest met vrienden, PartyLabz heeft alles wat je nodig hebt om er een succes van te maken.
Het is gemakkelijk te gebruiken, betaalbaar en, het beste van alles, het neemt de stress weg bij het plannen, zodat u zich kunt concentreren op het hebben van een geweldige tijd!
Ik kan dus zeggen dat PartyLabz het plannen van feesten zeker gemakkelijk maakt. Het is geweldig voor kleine evenementen zoals werkvergaderingen of sociale bijeenkomsten.
De gratis versie van PartyLabz is een geweldige optie om het uit te proberen bij kleinere evenementen.
Hoewel je het ontwerp niet veel kunt aanpassen, is het nog steeds erg veelzijdig en gemakkelijk te gebruiken. Als je geen luxe netwerkfuncties nodig hebt, is PartyLabz een handig hulpmiddel.
