การเขียนรายงานทางธุรกิจอาจฟังดูจริงจังและน่ากลัวเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากนี่เป็นครั้งแรกของคุณ
แต่เดี๋ยวก่อน มันก็เหมือนกับการบอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับการเดินทางทางธุรกิจของคุณ - ที่ที่คุณเริ่มต้น การผจญภัยไปพร้อมกัน และที่ที่คุณกำลังมุ่งหน้าไป
คิดว่าเป็นการแบ่งปันเรื่องราวขึ้นๆ ลงๆ ชัยชนะ และบทเรียนที่ได้รับกับคนที่สนใจอย่างยิ่งแต่ยังไม่รู้รายละเอียด
เป้าหมายของฉันคือการแสดงให้คุณเห็นวิธีรวบรวมรายงานทางธุรกิจที่ชัดเจน ตรงประเด็น และเป็นประโยชน์ โดยไม่ทำให้รู้สึกเหมือนเป็นงานใหญ่และซับซ้อน
ฉันจะทำให้มันเรียบง่าย ตรงไปตรงมา และอาจสนุกสักหน่อยด้วยซ้ำ เรามาเริ่มกันเลยดีกว่า เกี่ยวกับวิธีการเขียนรายงานธุรกิจทีละขั้นตอน!
รายงานธุรกิจคืออะไร?
รายงานทางธุรกิจเปรียบเสมือนภาพรวมของการดำเนินธุรกิจ
ลองนึกภาพว่าคุณกำลังถ่ายภาพที่ไม่เพียงแต่บันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นในขณะนี้ แต่ยังรวมถึงสิ่งสำคัญที่เกิดขึ้นก่อนหน้านี้ด้วย
“ภาพ” นี้แสดงให้เห็นถึงความสมบูรณ์ของธุรกิจ เช่น สร้างรายได้ได้มากเพียงใด ส่วนที่อาจจะใช้จ่ายมากเกินไปเล็กน้อย และแผนการที่จะเติบโตและดียิ่งขึ้นไปอีก
โปรแกรมนี้รวบรวมไว้สำหรับพนักงานบริษัท เช่น หัวหน้าหรือทีมที่ทำงานอย่างหนักทุกวัน เพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดโดยอิงจากสิ่งที่เกิดขึ้นจริง
มันเหมือนกับการมีแผนที่ที่จะนำทางคุณ โดยแสดงให้เห็นว่าคุณเคยไปที่ไหนและกำลังมุ่งหน้าไปที่ใด เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมาถูกทาง
วิธีเขียนรายงานธุรกิจตรงไปตรงมา:
การเขียนรายงานทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอนก่อนที่จะส่งสำเนาข้อเท็จจริงขั้นสุดท้าย เราไม่สามารถเริ่มเขียนรายงานได้หากไม่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
การจัดเตรียมรายงานทางธุรกิจต้องมีรูปแบบที่แม่นยำ คุณยังสามารถจ้างคนมาเขียนรายงานแบบกำหนดเองได้ เช่น Writer Per Hour ซึ่งสามารถให้บริการการเขียนแบบกำหนดเองโดยละเอียดได้
เรามาหารือเกี่ยวกับกระบวนการโดยละเอียด:
1. การคิดเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
ไม่มีใครสามารถจัดทำรายงานที่ไม่สม่ำเสมอโดยไม่วิเคราะห์และพิจารณาสถานการณ์ได้
รายงานทางธุรกิจทั้งหมดถูกสร้างขึ้นในช่วงเวลาเฉพาะ เช่น รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี
รายงานเหล่านี้เปิดเผยสถานการณ์ของบริษัทเกี่ยวกับสิ่งที่รับประกัน ดังนั้นการจัดเตรียมรายงานทางธุรกิจจึงต้องได้รับการประเมินจำนวนมากเพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง
2. การสนทนา
คุณไม่สามารถร่างรายงานเพียงอย่างเดียวได้ มันเป็นความพยายามของกลุ่ม
ทุกแผนกที่เกี่ยวข้องนำโดยกลุ่มผู้บริหารที่แตกต่างกัน ดังนั้น คุณจึงจำเป็นต้องมีข้อมูลที่รวบรวมจากทุกด้าน การอภิปรายหลายครั้งเกี่ยวข้องกับการจัดทำรายงานทางธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ
รายงานจะระบุการเติบโตของข้อกังวลทางธุรกิจโดยพิจารณาจากมุมมองโดยรวมของแต่ละแผนกปฏิบัติการ
3 การเขียน
หลังจากรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของแผนกการทำงานทั้งหมดในข้อกังวลทางธุรกิจของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มเขียนข้อเท็จจริงและตัวเลขทั้งหมดลงในรายงานของคุณได้
อย่างไรก็ตาม อย่าจัดทำรายงานให้เสร็จสิ้นในคราวเดียว เนื่องจากจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงมากมายในการเขียนรายงานแต่ละระดับ
คุณอาจรู้ทันทีเกี่ยวกับสภาวะตลาดหุ้นซึ่งเป็นส่วนสำคัญของรายงานทางธุรกิจที่แท้จริง
4. การพิจารณาใหม่
รายงานที่พร้อมใช้ทุกฉบับจะต้องได้รับการแก้ไขหลายครั้งเพื่อให้ได้โครงสร้างขั้นสุดท้าย หน่วยงานหลายแห่งตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่นำเสนอในรายงานทางธุรกิจ
คุณต้องแก้ไข ตรวจทาน และตรวจสอบข้อเท็จจริงทั้งหมดซ้ำๆ เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนสุดท้ายของการเผยแพร่รายงาน
ก่อนที่จะเขียนรายงานใด ๆ เราต้องคำนึงถึงแง่มุมต่าง ๆ ที่กำหนดรายงานทางธุรกิจด้วย
ส่วนนี้จะให้คำตอบที่ชัดเจนว่าเหตุใดรายงานดังกล่าวจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อโลกภายนอก และเพื่อใครที่เราทำทั้งหมดนี้
5. ผู้รับเป้าหมาย
หากคุณกำลังรวบรวมข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งต่างๆ คุณจะต้องมีกลุ่มเป้าหมายที่เจาะจงซึ่งรายงานเหล่านี้มีความสำคัญ
รายงานเหล่านี้เปรียบเสมือนภาพสะท้อนของบริษัท ซึ่งสะท้อนภาพที่แท้จริงของสิ่งที่เกิดขึ้นภายในกำแพงทั้งสี่ของข้อกังวล
คนเป้าหมายได้เปิดเผยหลักฐานทั้งหมดเพื่อระบุสถานะที่แท้จริงของบริษัทแล้ว การรวบรวมสร้างอิทธิพลเชิงบวกต่อจิตใจของผู้อ่าน ซึ่งอาจนำไปสู่โอกาสที่ดีกว่าในอนาคตในรูปแบบของการลงทุนหรือการระดมทุน
6. วัตถุประสงค์
การส่งมอบรายงานทางธุรกิจอย่างตั้งใจเป็นสิ่งที่ช่วยแก้ไขความสับสนได้ เมื่อคุณทราบวัตถุประสงค์ของรายงานแล้ว คุณก็สามารถร่างโครงร่างได้ตามนั้น
หากจะถามนักลงทุนว่า ลงทุนในธุรกิจของคุณจากนั้นรายงานเหล่านี้ก็จะมีข้อมูลทางสถิติของสถานประกอบการทั้งหมด
จะไม่มีใครให้ความช่วยเหลือทางการเงินที่จำเป็นแก่คุณ หากพวกเขาไม่ทราบแผนภูมิการเติบโตของบริษัทของคุณในช่วงสิบปีที่ผ่านมา
ดังนั้นเมื่อคุณทราบวัตถุประสงค์ของรายงานทางธุรกิจ ขั้นตอนโดยรวมจะง่ายต่อการจัดการ
7. การเข้าถึงทรัพยากร แม้กระทั่งเวลา
การจัดทำรายงานทางธุรกิจทั้งหมดต้องใช้เวลามาก
ความพร้อมใช้งานของทรัพยากรก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากเราจำเป็นต้องได้รับรายงานจากข้อมูลของปีก่อนๆ หากขาดหายไป รายงานของคุณจะไม่แสดงให้เห็นภาพที่แท้จริงของข้อกังวลของคุณ
ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีข้อเท็จจริงที่มีประโยชน์และ ข้อมูลทางสถิติ เพื่อให้เรื่องเสร็จเร็ว ไม่สามารถจัดทำรายงานได้หากคุณไม่มีแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
คุณควรหลีกเลี่ยงการเสียเวลาค้นหาข้อมูลมากเกินไป เนื่องจากคุณอาจพลาดงานสำคัญอื่นๆ
โครงสร้างของรายงานธุรกิจในอุดมคติ
เครดิตรูปภาพ: dreamstime.com
เมื่อวางแผนรายงานทางธุรกิจ มีคำแนะนำบางประการที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายได้รับการจัดระเบียบอย่างดีและมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
รายงานทางธุรกิจที่ครอบคลุมควรมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:
1. หัวเรื่อง: หน้านี้ต้องมีชื่อเรื่องที่เกี่ยวข้อง ชื่อผู้เขียน และชื่อของผู้รายงาน
2. จดหมายปะหน้า: จดหมายส่งจะนำเสนอคำแถลงอย่างเป็นทางการต่อผู้รายงาน
3. สารบัญ: สารบัญควรแสดงรายการหัวข้อทั้งหมดที่ครอบคลุมในรายงาน
4. บทนำ: บทนำควรประกอบด้วยการค้นพบตามบริบทและเป้าหมายทั้งหมดของรายงานทางธุรกิจ นอกจากนี้ควรอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับขั้นตอนต่างๆ ที่เกิดขึ้นขณะเขียนรายงาน
5. ส่วนหลัก: เนื้อหาหลักของรายงานธุรกิจประกอบด้วยข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับบริษัท แผนภูมิการเติบโต โครงสร้างเงินทุน และสินทรัพย์ทางกายภาพ ในส่วนนี้ควรระบุวิธีการทั้งหมดของบริษัทอย่างชัดเจน
6 สรุป: การสรุปควรสรุปทุกอย่างไว้ในหน้าเดียว รวมถึงข้อมูลอ้างอิง ข้อเสนอแนะ คำตัดสิน และความหมายโดยนัย
7. การอ้างอิงโยง: ส่วนการอ้างอิงโยงประกอบด้วยเนื้อหาเพิ่มเติม เช่น แบบสอบถาม ข้อมูลอ้างอิง คำแนะนำ และแหล่งที่มาของเนื้อหา ส่วนนี้เรียกอีกอย่างว่าภาคผนวก
การจัดระเบียบรายงานอย่างเหมาะสม: เคล็ดลับ 6 ข้อ
การจัดการรายงานทางธุรกิจก็เหมือนกับการจัดห้องให้เป็นระเบียบ เพื่อให้ใครก็ตามที่เดินเข้ามาสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดายโดยไม่สะดุดสิ่งของ
หากรายงานของคุณกระจายไปทั่ว มีโอกาสที่ผู้คนจะมองข้ามรายงานนั้นและไม่ต้องสนใจที่จะขุดลึกลงไปอีก
ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถทำให้รายงานของคุณดูเป็นมิตรและใช้งานง่ายเหมือนกับหนังสือเล่มโปรดของคุณ:
- พูดง่ายๆ: ใช้คำที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้ เหมือนกับการอธิบายสิ่งต่างๆ ให้เพื่อนที่อยากรู้เกี่ยวกับธุรกิจของคุณฟัง โดยอธิบายให้ตรงไปตรงมาและเป็นมิตร
- ล้างหัวเรื่อง: ลองนึกภาพรายงานของคุณคือเมนูที่ร้านอาหาร แต่ละส่วนควรมีหัวข้อที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้คนรู้ว่าพวกเขากำลังจะพูดถึงอะไร ไม่ว่าจะเป็นอาหารเรียกน้ำย่อยหรืออาหารจานหลัก
- ตารางเปรียบเทียบ: ใช้ตารางเพื่อแสดงให้เห็นว่าธุรกิจของคุณเติบโตอย่างไร เช่น รูปภาพก่อนและหลัง ช่วยให้ผู้อ่านเห็นความคืบหน้าของคุณได้ง่ายขึ้น
- แทรกข้อมูลอ้างอิง: หากคุณพูดถึงข้อเท็จจริงหรือตัวเลข ให้แสดงให้เห็นว่ามันมาจากไหน เช่นเดียวกับที่คุณอ้างอิงแหล่งที่มาสำหรับโครงการของโรงเรียน สิ่งนี้จะสร้างความไว้วางใจและแสดงให้เห็นว่าคุณทำการบ้านเสร็จแล้ว
- จำนวนทุกอย่าง: เหมือนกับการใส่หมายเลขหน้าลงในหนังสือ การเรียงลำดับเลขที่ถูกต้องช่วยให้ทุกคนติดตามตำแหน่งของตนได้ และทำให้ง่ายต่อการอ้างอิงถึงส่วนใดส่วนหนึ่งได้ง่ายขึ้น
- พิสูจน์อักษร: ก่อนที่คุณจะพิมพ์หรือแชร์รายงานของคุณ ให้ตรวจสอบว่าคุณกำลังมองหาการพิมพ์ผิดในข้อความสำคัญหรือไม่ แก้ไขข้อผิดพลาดเพื่อให้แน่ใจว่าสมบูรณ์แบบ
รายงานทางธุรกิจชั้นยอดนั้นสั้นแต่ครอบคลุมทุกฐาน เน้นสิ่งที่ผู้อ่านจำเป็นต้องรู้ มีการค้นคว้าอย่างดี มีรายละเอียด อ่านง่าย และจัดระเบียบด้วยความเอาใจใส่
โปรดคำนึงถึงประเด็นเหล่านี้ แล้วคุณจะสร้างรายงานที่ไม่เพียงทำเครื่องหมายถูกทุกช่อง แต่ยังสร้างความประทับใจไม่รู้ลืมอีกด้วย
คำถามที่พบบ่อย
📄 สิ่งแรกในรายงานธุรกิจของฉันควรคืออะไร
เริ่มต้นด้วยหน้าชื่อเรื่อง! เช่นเดียวกับปกหนังสือ ควรมีชื่อรายงาน ชื่อของคุณ และวันที่ มันเหมือนกับการทักทายก่อนเริ่มแชท
🔍 ฉันจะแน่ใจได้อย่างไรว่าผู้คนรู้ว่ารายงานของฉันพูดถึงอะไร
เขียนบทสรุปผู้บริหาร ให้คิดว่านี่เป็นตัวอย่างภาพยนตร์เพื่อให้ทุกคนได้ดูตัวอย่างสิ่งที่อยู่ในรายงานของคุณ แต่ควรทำให้สั้นและไพเราะ
🔖 ฉันควรจัดระเบียบส่วนหลักของรายงานของฉันอย่างไร
แบ่งออกเป็นส่วนๆ โดยมีหัวข้อที่ชัดเจน คุณอาจมีคำนำ บทวิเคราะห์ และข้อสรุป มันเหมือนกับการจัดระเบียบความคิดของคุณลงในกล่องเล็กๆ เรียบร้อย ทุกอย่างจึงหาได้ง่าย
📈 ฉันควรใส่ตัวเลขและข้อมูลหรือไม่?
อย่างแน่นอน! ใช้แผนภูมิ กราฟ และตารางเพื่อทำให้ข้อมูลของคุณเข้าใจง่าย เช่น การใช้รูปภาพเพื่ออธิบายเรื่องราวได้ดีขึ้น
👀 ฉันจะสรุปรายงานของฉันได้อย่างไร
ปิดท้ายด้วยบทสรุปและข้อเสนอแนะ สรุปสิ่งที่คุณพบและแนะนำขั้นตอนต่อไป เช่น ตอนจบของเรื่องที่คุณค้นหาว่าตัวละครควรทำอะไรต่อไป
🤔 มีเคล็ดลับในการทำให้รายงานของฉันดูเป็นมืออาชีพบ้างไหม?
ใช่! รักษาเค้าโครงให้สะอาดและสม่ำเสมอ ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับรายการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบอักษรและสีของคุณมองเห็นได้ง่าย คิดว่าเป็นการแต่งรายงานของคุณในวันอาทิตย์ให้ดีที่สุด
อ่านเพิ่มเติม:
- เครื่องมือสร้างเนื้อหาที่ดีที่สุดสำหรับนักการตลาด
- คู่มือเริ่มต้นในการเขียนคำโฆษณา - ควรทำเช่นไร
- วิธีสร้างมูลค่าแบรนด์ด้วยเนื้อหาที่เหมาะสมในโลกดิจิทัล
- โซลูชั่นธุรกิจขนาดเล็กที่ดีที่สุด
สรุป: จะเขียนรายงานธุรกิจได้อย่างไร?
รายงานทางธุรกิจที่ดีเป็นไปตามแนวทางที่ชัดเจนและบรรลุวัตถุประสงค์โดยการแสดงข้อมูลอย่างครบถ้วน โดยรวมแล้วหากเราเห็น รายงานทางธุรกิจในอุดมคติเหล่านี้มักได้รับการพัฒนาเพื่อ:
- ตรวจสอบคำตอบที่สามารถเข้าถึงได้และเป็นไปได้สำหรับปัญหาหรือสถานการณ์
- เชื่อมโยงปรัชญาวิชาชีพและการจัดการเข้ากับสถานการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริง
- ตรวจสอบความสามารถในการวิพากษ์วิจารณ์ ความรู้ความเข้าใจ และการประมาณค่าของคุณ
- บรรลุสมมติฐานที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
- จัดให้มีการอนุมัติสำหรับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น
- นำเสนอความสามารถในการสื่อสารที่สรุปและไร้ที่ติ
