Klassieke tijdregistratie met een prikklok behoort bij de meeste bedrijven al lang tot het verleden. Ondertussen, online urenstaat software neemt deze functie over en biedt tal van nieuwe mogelijkheden en een eenvoudiger beheer van het arbeidstijdoverzicht. Nog praktischer zijn de mogelijkheden van mobiele tijdregistratie, die inmiddels door steeds meer bedrijven worden gebruikt.
Hoe werkt mobiele tijdregistratie?
In veel bedrijven is tijdregistratie een belangrijk hulpmiddel bij de personeelsplanning om de inzet van medewerkers te optimaliseren en de productiviteit te verhogen op basis van regelmatige evaluaties. De basisvereiste voor mobiele tijdregistratie is het gebruik van een smartphone met bijbehorende app voor tijdregistratie. Zo'n app is te openen via een persoonlijke toegangscode en biedt dan tal van functies.
Voordelen van digitale urenstaten voor bedrijven
Er zijn een aantal voordelen die digitale urenstaten bieden voor bedrijven:
- Flexibiliteit
- Tijdwinst
- Transparantie
- Duurzaamheid
- Rechtszekerheid
Afbeeldingscredits:
https://www.pexels.com/de-de/foto/zeitplan-startup-tun-konzept-7376/
Flexibiliteit
Een van de belangrijkste voordelen van elektronische concepten voor het vastleggen van werktijd is de grotere flexibiliteit. Of het nu gaat om flextijd of functietijd, werken in een thuiskantoor of op de bedrijfslocatie: met mobiele software voor tijdregistratie kunnen alle tijdmodellen duidelijk in kaart worden gebracht en is de documentatie van uren op elk moment en vanaf elke locatie mogelijk.
Dit geeft ook EMSs de mogelijkheid om hun personeelsgerelateerde processen te digitaliseren en in tijden waarin thuiswerken en andere flexibele werkmodellen steeds populairder worden, zijn ze niet alleen toekomstbestendig: ze kunnen ook hun aantrekkelijkheid vergroten in de context van de werkgever branding.
Tijdwinst
Een ander voordeel van digitale tijdregistratie via app of pc is de enorme tijdwinst. Het gebruik van traditionele methoden van tijdregistratie is altijd een grote inspanning. Nu is het grotendeels geautomatiseerd met behulp van moderne tijdregistratietools. Onregelmatigheden worden gedetecteerd door het tijdregistratiesysteem en evaluaties van individuele tijdrekeningen kunnen met een druk op de knop worden weergegeven.
Ook de salarisadministratie is veel eenvoudiger: HR-managers hebben te allen tijde toegang tot alle belangrijke informatie en ook de overdracht van gegevens naar de boekhouding of de belastingadviseur is geautomatiseerd. Het tijdrovende verzamelen van individuele urenstaten, het overdragen van met de hand ingevulde informatie en het koppelen van verschillende stukjes informatie behoren daarmee tot het verleden.
Transparantie
Bij het gebruik van tijdregistratiesoftware profiteren zowel werkgevers als werknemers van meer transparantie. Individuele tijdrekeningen kunnen door beide partijen in het systeem worden bekeken, ongeacht waar ze werken - het elimineren van de noodzaak voor handmatig gemaakte overzichten die aan het einde van de maand worden afgedrukt. Daarnaast biedt digitale tijdregistratie medewerkers
de mogelijkheid tot zelfcontrole: dit is vooral belangrijk in het thuiskantoor, waar de grenzen tussen werk en privé gemakkelijk vervagen. De software geeft niet alleen inzicht in de gewerkte uren, maar creëert ook transparantie met betrekking tot het naleven van pauzes. Eventuele ponsfouten kunnen door de medewerkers zelf worden gesignaleerd en snel worden gecorrigeerd. HR-managers en leidinggevenden hebben daardoor toegang tot een correcte en volledige database voor planningstaken en evaluaties.
Duurzaamheid
Omdat overzichten aan het einde van de maand niet uitgeprint hoeven te worden, brengt digitale tijdregistratie bedrijven een stap dichter bij een papierloos kantoor. Aanvragen en overzichten, urenstaten en aanmaningen: dit alles is digitaal en overzichtelijk in een bijbehorend systeem in kaart te brengen en ook realtime beschikbaar. Dit ontziet niet alleen het milieu, maar elimineert ook de papieren bergen en de chaos van aantekeningen die er vaak mee gepaard gaan.
Rechtszekerheid
Gewoonlijk vereist het arbeidsrecht dat bedrijven nauwkeurige registraties bijhouden van de werkuren en rusttijden van werknemers. Door gebruik te maken van een digitaal tijdregistratiesysteem kunnen werkgevers eenvoudig en gemakkelijk aan deze verplichting voldoen. Het systeem registreert ook automatisch elke overschrijding van de maximaal toelaatbare arbeidsduur en informeert zowel de leidinggevende als de verantwoordelijke.
Dit geeft HR-managers de mogelijkheid om herhaalde afwijkingen van voorgeschreven tijdnormen snel te signaleren, zo nodig in te grijpen en zo op lange termijn te voldoen aan de wettelijke vereisten. Sommige webgebaseerde applicaties en apps zorgen ook voor een wettelijk conforme omgang met gevoelige persoonlijke gegevens van werknemers en voldoen daarmee ook aan de eisen van gegevensbescherming.
Voordelen van digitale urenstaten voor medewerkers
Voor mobiele tijdregistratie voeren medewerkers het begin van hun werktijd en het einde van de werkdag in de app in. Deze gegevens worden direct gesynchroniseerd, mits er een mobiele internetverbinding is. Als dit niet het geval is, start de synchronisatie automatisch zodra er weer een internetverbinding is. Naast het begin en einde van de werkdag kunnen medewerkers via de app ook hun pauzes vastleggen. Het maakt overigens niet uit of er op een werkdag één of meerdere pauzes worden genomen.
De app telt de pauzetijden automatisch op. Naast de functie van het vastleggen van werkuren bieden dergelijke apps meestal andere functies, zoals de tijdregistratie van individuele klantafspraken. Deze gegevens zijn later relevant voor factureringsdoeleinden. Daarnaast kunnen medewerkers via hun mobiele device en de app op ieder moment de ploegenplanning wijzigen en inzien.
Dit geldt ook voor vakantieplanning. Waar vroeger een vakantieaanvraag schriftelijk moest worden ingediend, kan deze nu binnen korte tijd in de app worden ingediend. Ook is het op elk moment mogelijk om ingediende verlofaanvragen en hun huidige status in te zien.
Conclusie – Een digitale urenstaat app is erg handig
Zowel werkgevers als werknemers kunnen profiteren van de overstap van het gebruik van traditionele urenstaten naar moderne digitale urenstaten-apps.
