Napisanie raportu biznesowego może wydawać się bardzo poważne i nieco przerażające, zwłaszcza jeśli jest to Twój pierwszy raz.
Ale hej, to tak, jakby opowiadać historię o swojej podróży służbowej – gdzie zacząłeś, jakie przygody po drodze i dokąd zmierzasz.
Pomyśl o tym, jak o dzieleniu się wzlotami i upadkami, zwycięstwami i wyciągniętymi wnioskami z kimś, kto jest bardzo zainteresowany, ale nie zna jeszcze szczegółów.
Moim celem jest pokazanie, jak przygotować jasny, konkretny i pomocny raport biznesowy, nie sprawiając wrażenia dużego i skomplikowanego zadania.
Postaram się, żeby było prosto, bezpośrednio i może nawet trochę zabawnie. Zacznijmy więc od tego, jak krok po kroku napisać raport biznesowy!
Co to jest raport biznesowy?
Raport biznesowy jest jak migawka tego, jak radzi sobie firma.
Wyobraź sobie, że robisz zdjęcie, które oddaje nie tylko to, co dzieje się teraz, ale także ważne rzeczy, które miały miejsce wcześniej.
Ten „obraz” pokazuje kondycję firmy, na przykład to, ile zarabia, na co wydaje nieco za dużo i jakie ma plany dotyczące rozwoju i doskonalenia.
Jest przeznaczony dla pracowników firmy, takich jak szefowie lub zespoły ciężko pracujące na co dzień, aby mogli podejmować mądre decyzje na podstawie tego, co faktycznie się dzieje.
To tak, jakby mieć mapę, która Cię prowadzi, pokazuje, gdzie byłeś i dokąd zmierzasz, i upewnia się, że podążasz właściwą drogą.
Metoda pisania szczerych raportów biznesowych:
Napisanie raportu biznesowego obejmuje kilka kroków przed dostarczeniem ostatecznej kopii faktów. Nie można rozpocząć pisania raportu bez posiadania odpowiednich informacji.
Przygotowanie raportów biznesowych wymaga precyzyjnego formatu. Możesz także zatrudnić osobę do pisania niestandardowych raportów, na przykład Writer Per Hour, która może świadczyć szczegółowe usługi pisania na zamówienie.
Omówmy szczegółowo proces:
1. Myślenie o konkretnej sprawie
Nie można przygotowywać nierównych raportów bez analizy i rozważenia sytuacji.
Wszystkie raporty biznesowe generowane są za określone okresy, tj. miesięczne, kwartalne lub roczne.
Raporty te ujawniają sytuację firmy w zakresie zabezpieczanego towaru. Dlatego przygotowanie dowolnego raportu biznesowego wymaga wielu ocen, aby uzyskać oparte na faktach dane.
2. Dyskusja
Nie możesz samodzielnie sporządzić raportu; to wysiłek grupowy.
Każdy dział w koncernie jest kierowany przez różne grupy zarządzające, dlatego potrzebne są zbiorcze informacje ze wszystkich obszarów. Przygotowanie idealnego raportu biznesowego wiąże się z wieloma dyskusjami.
Raport będzie oznaczał rozwój problemu biznesowego, uwzględniając ogólną perspektywę każdego działu operacyjnego.
3. Pisanie
Po zebraniu wszystkich istotnych informacji ze wszystkich działów funkcjonalnych Twojej firmy możesz przystąpić do zapisywania wszystkich faktów i liczb w swoim raporcie.
Nie kończ jednak raportu za jednym razem, gdyż na każdym etapie pisania raportu będzie wymaganych wiele zmian.
Możesz nagle dowiedzieć się o warunkach na giełdzie, które stanowią istotną część prawdziwego raportu biznesowego.
4. Ponowne rozważenie
Każdy gotowy raport musi przejść wiele poprawek, aby osiągnąć ostateczną strukturę. Wiele autorytetów szczegółowo analizuje wszystkie informacje prezentowane w raportach biznesowych.
Trzeba wielokrotnie redagować, korygować i sprawdzać wszystkie fakty, aby dojść do ostatniego etapu sporządzania raportu.
Przed napisaniem jakiegokolwiek raportu należy pamiętać o różnych aspektach określających raport biznesowy.
Ta część da Ci jednoznaczną odpowiedź na pytanie, dlaczego takie raporty mają ogromne znaczenie dla świata zewnętrznego i dla kogo to wszystko robimy.
5. Adresaci docelowi
Jeśli zbierasz wszystkie informacje z różnych źródeł, musisz mieć konkretną grupę odbiorców, dla której te raporty są niezbędne.
Raporty te są niczym lustrzane odbicie firmy, oddające prawdziwy obraz tego, co dzieje się w czterech ścianach koncernu.
Osoby objęte atakiem ujawniły wszelkie dowody pozwalające ustalić prawdziwy status firmy. Kompilacje wywierają pozytywny wpływ na umysł czytelnika, co może zaowocować lepszymi możliwościami w przyszłości w postaci inwestycji kapitałowych lub gromadzenia akcji.
6. Cel
Zdecydowane przekazywanie raportów biznesowych jest czymś, co rozwiązuje zamieszanie. Znając cel raportu, możesz odpowiednio go zarysować.
Jeśli prosisz o to inwestorów zainwestuj w swój biznes, wówczas raporty te będą zawierały wszystkie dane statystyczne zakładu.
Nikt nie zgłosi się, aby zapewnić Ci niezbędną pomoc finansową, jeśli nie zna wykresu rozwoju Twojej firmy przez ostatnie dziesięć lat.
Kiedy więc znasz cel raportu biznesowego, ogólne procedury stają się łatwe w obsłudze.
7. Dostępność zasobów, a nawet czas
Przygotowanie wszelkich raportów biznesowych wymaga dużo czasu.
Dostępność zasobów jest również ważna, ponieważ musimy sporządzać raporty na podstawie danych z poprzednich lat. Jeżeli tego brakuje, raport nie będzie przedstawiał prawdziwego obrazu problemu.
Dlatego ważne jest, aby mieć pod ręką przydatne fakty i dane statystyczne zakończyć sprawę wcześniej. Nie można opracować żadnego raportu, jeśli nie ma się odpowiednich źródeł informacji.
Powinieneś także unikać marnowania zbyt dużej ilości czasu na wyszukiwanie danych, ponieważ możesz przegapić inne ważne zadania.
Struktura idealnego raportu biznesowego
Kredyty Image: dreamstime.com
Planując raport biznesowy, należy przestrzegać pewnych wskazówek, aby produkt końcowy był dobrze zorganizowany i zawierał wszystkie niezbędne informacje.
Kompleksowy raport biznesowy powinien zawierać następujące elementy:
1. Strona nagłówkowa: Strona ta musi zawierać odpowiedni tytuł, nazwisko autora i nazwisko zgłaszającego.
2. List motywacyjny: W piśmie przekazującym oficjalnie przedstawia się oświadczenie zgłaszającemu.
3. Spis treści: W spisie treści należy wymienić wszystkie tematy poruszone w raporcie.
4. Wstęp: Wprowadzenie powinno zawierać wszystkie wnioski kontekstowe i cele raportu biznesowego. Powinien także krótko wyjaśniać kroki podjęte podczas pisania raportu.
5. Część główna: Główna część raportu biznesowego zawiera szczegółowe informacje o firmie, wykresach jej rozwoju, strukturze kapitału i aktywach fizycznych. W tej sekcji należy jasno określić wszystkie metodologie stosowane przez firmę.
6. Wniosek: Zakończenie powinno podsumowywać wszystko na jednej stronie, łącznie ze wszystkimi odniesieniami, sugestiami, werdyktami i implikacjami.
7. Odsyłacze: Sekcja odsyłaczy zawiera dodatkowe materiały, takie jak kwestionariusze, cytaty, sugestie i źródła, z których pochodzi treść. Ta sekcja jest również nazywana dodatkiem.
Prawidłowa organizacja raportu: 6 wskazówek
Organizowanie raportu biznesowego przypomina sprzątanie pokoju, tak aby każdy, kto do niego wejdzie, mógł łatwo znaleźć to, czego potrzebuje, bez potykania się o rzeczy.
Jeśli Twój raport jest wszędzie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że ludzie po prostu na niego zerkną i nie zawracają sobie głowy głębszym kopaniem.
Oto, jak możesz sprawić, by Twój raport był tak przyjazny i łatwy w obsłudze jak Twoja ulubiona książka:
- Mów prosto: Używaj słów, które każdy może zrozumieć. To jak wyjaśnianie wszystkiego znajomemu, który jest ciekawy Twojej firmy – staraj się, aby było to proste i przyjazne.
- Wyczyść nagłówki: Wyobraź sobie, że Twoim raportem jest menu w restauracji. Każda sekcja powinna mieć jasny nagłówek, aby ludzie wiedzieli, w co się za chwilę zagłębią, niezależnie od tego, czy będą to przystawki czy danie główne.
- Tabele porównawcze: Użyj tabel, aby pokazać rozwój swojej firmy, na przykład zdjęć przed i po. Ułatwia to czytelnikom szybkie sprawdzenie Twoich postępów.
- Wstaw odniesienia: Jeśli wspominasz o faktach lub liczbach, pokaż, skąd pochodzą, tak jakbyś cytował źródła szkolnego projektu. To buduje zaufanie i pokazuje, że odrobiłeś pracę domową.
- Numeruj wszystko: To jak wpisywanie numerów stron w książce. Właściwa numeracja pomaga każdemu śledzić, gdzie się znajduje i ułatwia odniesienie się do konkretnych części.
- Czytać korektę: Zanim wydrukujesz lub udostępnisz raport, sprawdź, czy nie szukasz literówek w ważnej wiadomości tekstowej. Napraw wszelkie błędy, aby mieć pewność, że wszystko będzie idealne.
Wysokiej klasy raport biznesowy jest krótki, ale obejmuje wszystkie podstawy, skupia się na tym, co czytelnik powinien wiedzieć, jest dobrze zbadany, szczegółowy, łatwy do odczytania i starannie zorganizowany.
Pamiętaj o tych kwestiach, a utworzysz raport, który nie tylko spełni wszystkie wymagania, ale także zrobi trwałe wrażenie.
Najczęściej zadawane pytania
📄 Co powinno być pierwszą rzeczą w moim raporcie biznesowym?
Zacznij od strony tytułowej! Podobnie jak okładka książki, powinna zawierać tytuł raportu, Twoje imię i nazwisko oraz datę. To jak przywitać się, zanim zaczniesz rozmawiać.
🔍 Jak mogę się upewnić, że ludzie wiedzą, o czym mówi mój raport?
Napisz streszczenie. Potraktuj to jak zwiastun filmu, dzięki któremu wszyscy będą mogli rzucić okiem na zawartość Twojego raportu, ale niech będzie krótki i treściwy.
🔖 Jak uporządkować główną część raportu?
Podziel go na sekcje z wyraźnymi nagłówkami. Możesz mieć wstęp, analizę i wnioski. To jak porządkowanie myśli w schludne, małe pudełka, tak aby wszystko było łatwe do znalezienia.
📈 Czy powinienem podawać liczby i dane?
Absolutnie! Korzystaj z wykresów, wykresów i tabel, aby ułatwić zrozumienie danych, podobnie jak przy użyciu obrazów, aby lepiej wyjaśnić historię.
👀 Jak zakończyć raport?
Zakończ wnioskami i zaleceniami. Podsumuj to, co znalazłeś i zasugeruj kolejne kroki, na przykład zakończenie historii, w której dowiesz się, co bohaterowie powinni zrobić dalej.
📝 Jakieś wskazówki, jak sprawić, by mój raport wyglądał profesjonalnie?
Tak! Utrzymuj czystość i spójność układu, używaj wypunktowań w przypadku list i upewnij się, że czcionki i kolory są przyjazne dla oczu. Potraktuj to jako przystrojenie swojego raportu w niedzielny najlepszy sposób.
Przeczytaj także:
- Najlepsze narzędzia do tworzenia treści dla marketerów
- Przewodnik dla początkujących po copywritingu – jak należy to zrobić
- Jak stworzyć wartość marki dzięki odpowiedniej treści w cyfrowym świecie
- Najlepsze rozwiązania dla małych firm
Wniosek: Jak napisać raport biznesowy?
Dobry raport biznesowy jest zgodny z jasnymi wytycznymi i osiąga swój cel dzięki pełnej reprezentacji danych. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli widzimy, te idealne raporty biznesowe są zwykle opracowywane w celu:
- Sprawdź dostępne i możliwe odpowiedzi na dany problem lub okoliczność
- Odnieś filozofię zawodu i zarządzania do rzeczywistej sytuacji
- Zweryfikuj swoje umiejętności krytyczne, poznawcze i szacowania.
- Osiągnij założenia dotyczące konkretnej sprawy
- Umów się na zatwierdzenia nadchodzących wydarzeń
- Prezentuj podsumowane i bezbłędne umiejętności komunikacyjne.
