Ở hầu hết các công ty, việc ghi thời gian cổ điển bằng đồng hồ thời gian từ lâu đã trở thành dĩ vãng. Trong luc đo, bảng chấm công trực tuyến phần mềm đảm nhận chức năng này và cung cấp nhiều khả năng mới cũng như quản lý tổng quan thời gian làm việc dễ dàng hơn. Thực tế hơn nữa là khả năng ghi thời gian di động, hiện đang được ngày càng nhiều công ty sử dụng.
Tính năng ghi thời gian trên thiết bị di động hoạt động như thế nào?
Trong nhiều công ty, ghi chép thời gian là một công cụ quan trọng để hoạch định nguồn nhân lực nhằm tối ưu hóa việc triển khai của nhân viên và tăng năng suất trên cơ sở đánh giá thường xuyên. Yêu cầu cơ bản để ghi lại thời gian làm việc trên thiết bị di động là sử dụng điện thoại thông minh có ứng dụng tương ứng để ghi thời gian. Một ứng dụng như vậy có thể được mở thông qua mã truy cập cá nhân và sau đó cung cấp nhiều chức năng.
Lợi ích của bảng chấm công kỹ thuật số đối với các công ty
Bảng chấm công kỹ thuật số mang lại một số lợi ích cho các công ty:
- Linh hoạt
- Tiết kiệm thời gian
- Minh bạch
- Tính bền vững
- Chắc chắn đúng theo luật
Tín dụng hình ảnh:
https://www.pexels.com/de-de/foto/zeitplan-startup-tun-konzept-7376/
Linh hoạt
Một trong những ưu điểm chính của khái niệm điện tử để ghi thời gian làm việc là tăng tính linh hoạt. Cho dù thời gian linh hoạt hay thời gian chức năng, làm việc tại văn phòng tại nhà hoặc tại địa điểm công ty: Với phần mềm di động để ghi lại thời gian, tất cả các mô hình thời gian có thể được lập bản đồ rõ ràng và tài liệu về giờ có thể thực hiện bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào.
Điều này cũng cho EMScơ hội để số hóa các quy trình liên quan đến nhân sự của họ và, trong thời điểm khi làm việc tại nhà và các mô hình làm việc linh hoạt khác ngày càng trở nên phổ biến, chúng không chỉ được chứng minh trong tương lai: Họ còn có thể tăng sức hấp dẫn của họ trong bối cảnh của nhà tuyển dụng xây dựng thương hiệu.
Tiết kiệm thời gian
Một ưu điểm khác của ghi thời gian kỹ thuật số thông qua ứng dụng hoặc PC là tiết kiệm thời gian rất nhiều. Sử dụng các phương pháp ghi thời gian truyền thống luôn là một nỗ lực rất lớn. Giờ đây, nó phần lớn được tự động hóa với sự trợ giúp của các công cụ ghi thời gian hiện đại. Hệ thống ghi thời gian phát hiện các bất thường và đánh giá các tài khoản thời gian cá nhân có thể được hiển thị chỉ bằng một nút bấm.
Việc hạch toán tiền lương cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều: các nhà quản lý nhân sự luôn có quyền truy cập vào tất cả các thông tin quan trọng, và việc chuyển dữ liệu đến hệ thống kế toán hoặc bộ phận tư vấn thuế cũng được tự động hóa. Bộ sưu tập tốn thời gian của cá nhân bảng chấm công, việc chuyển giao thông tin được điền bằng tay, và việc liên kết các phần thông tin khác nhau đã trở thành dĩ vãng.
Minh bạch
Khi phần mềm ghi thời gian được sử dụng, cả người sử dụng lao động và người lao động đều được hưởng lợi từ việc tăng cường tính minh bạch. Các tài khoản thời gian cá nhân có thể được xem trong hệ thống bởi cả hai bên, bất kể họ đang làm việc ở đâu - loại bỏ nhu cầu về tổng quan được tạo thủ công được in ra vào cuối tháng. Ngoài ra, ghi thời gian kỹ thuật số cung cấp cho nhân viên
Khả năng tự giám sát: điều này đặc biệt quan trọng trong văn phòng tại nhà, nơi ranh giới giữa công việc và cuộc sống riêng tư dễ dàng bị xóa nhòa. Ngoài việc cung cấp cái nhìn sâu sắc về số giờ làm việc, phần mềm cũng tạo ra sự minh bạch về việc tuân thủ thời gian nghỉ. Mọi lỗi đục lỗ đều có thể được nhân viên tự nhận biết và sửa chữa kịp thời. Do đó, các nhà quản lý và điều hành nhân sự có thể truy cập một cơ sở dữ liệu chính xác và đầy đủ để lập kế hoạch các nhiệm vụ và đánh giá.
Tính bền vững
Vì tổng quan không cần phải được in ra vào cuối tháng, việc ghi lại thời gian kỹ thuật số đưa các công ty tiến gần hơn một bước đến văn phòng không giấy tờ. Ứng dụng và tổng quan, bảng chấm công và thông báo: tất cả điều này có thể được lập bản đồ kỹ thuật số và rõ ràng trong một hệ thống tương ứng và cũng có sẵn trong thời gian thực. Điều này không chỉ bảo vệ môi trường, mà còn loại bỏ núi giấy và sự hỗn loạn của các ghi chú thường đi kèm với chúng.
Chắc chắn đúng theo luật
Thông thường, luật lao động yêu cầu các công ty phải ghi chép chính xác thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi của nhân viên. Bằng cách sử dụng hệ thống ghi thời gian kỹ thuật số, người sử dụng lao động có thể dễ dàng và thuận tiện thực hiện nghĩa vụ này. Hệ thống cũng tự động ghi lại bất kỳ việc vượt quá số giờ làm việc tối đa cho phép và thông báo cho cả người quản lý và người chịu trách nhiệm.
Điều này mang lại cho các nhà quản lý nhân sự cơ hội để nhanh chóng xác định những sai lệch lặp đi lặp lại so với các tiêu chuẩn thời gian quy định, can thiệp nếu cần thiết và do đó tuân thủ các yêu cầu pháp lý trong dài hạn. Một số ứng dụng và ứng dụng dựa trên web cũng đảm bảo việc xử lý dữ liệu cá nhân, nhạy cảm của nhân viên tuân thủ pháp luật và do đó cũng đáp ứng các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu.
Lợi ích của bảng chấm công kỹ thuật số đối với nhân viên
Để ghi lại thời gian trên thiết bị di động, nhân viên nhập thời gian bắt đầu giờ làm việc và kết thúc ngày làm việc vào ứng dụng. Dữ liệu này được đồng bộ hóa ngay lập tức, miễn là có kết nối Internet di động. Nếu không đúng như vậy, quá trình đồng bộ hóa sẽ tự động bắt đầu ngay sau khi kết nối Internet được thiết lập lại. Ngoài thời gian bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, nhân viên cũng có thể ghi lại thời gian giải lao của họ thông qua ứng dụng. Ngẫu nhiên, không quan trọng là một hay nhiều lần nghỉ giải lao trong một ngày làm việc.
Ứng dụng tự động thêm thời gian nghỉ. Ngoài chức năng ghi lại giờ làm việc, các ứng dụng này thường cung cấp các chức năng khác, chẳng hạn như ghi lại thời gian của các cuộc hẹn với khách hàng cá nhân. Dữ liệu này sau đó có liên quan cho các mục đích thanh toán. Ngoài ra, nhân viên có thể chỉnh sửa và xem kế hoạch ca làm việc bất cứ lúc nào thông qua thiết bị di động và ứng dụng của họ.
Điều này cũng áp dụng cho việc lập kế hoạch cho kỳ nghỉ. Trong khi yêu cầu nghỉ phép trước đây phải được gửi bằng văn bản, thì giờ đây nó có thể được gửi trong ứng dụng trong thời gian ngắn. Cũng có thể truy cập các yêu cầu nghỉ việc đã gửi và trạng thái hiện tại của họ bất kỳ lúc nào.
Kết luận - Ứng dụng bảng chấm công kỹ thuật số rất có lợi
Cả người sử dụng lao động và nhân viên đều có thể thu được lợi nhuận khi chuyển từ sử dụng bảng chấm công truyền thống sang ứng dụng bảng chấm công kỹ thuật số hiện đại.
