Scrierea unui raport de afaceri poate suna foarte serios și puțin înfricoșător, mai ales dacă este prima dată.
Dar, hei, este ca și cum ai spune o poveste despre călătoria ta în afaceri – unde ai început, aventurile de-a lungul drumului și spre unde te îndrepți.
Gândiți-vă la asta ca la împărțirea suișurilor și coborâșurilor, a câștigurilor și a lecțiilor învățate cu cineva care este foarte interesat, dar care nu cunoaște încă dezavantajele.
Scopul meu aici este să vă arăt cum să creați un raport de afaceri clar, la obiect și util, fără a-l face să pară o sarcină mare și complicată.
Îl voi păstra simplu, direct și poate chiar puțin distractiv. Deci, să intrăm și să începem Cum să scrieți un raport de afaceri pas cu pas!
Ce este un raport de afaceri?
Un raport de afaceri este ca un instantaneu al modului în care merge o afacere.
Imaginează-ți că faci o fotografie care surprinde nu doar ceea ce se întâmplă acum, ci și lucrurile importante care s-au întâmplat înainte.
Această „imagine” arată starea de sănătate a afacerii, cum ar fi câți bani câștigă, unde ar putea cheltui puțin prea mult și care sunt planurile sale de creștere și de îmbunătățire.
Este creat pentru angajații companiei, cum ar fi șefii sau echipele care lucrează din greu în fiecare zi, astfel încât aceștia să poată lua decizii inteligente pe baza a ceea ce se întâmplă de fapt.
Este ca și cum ai avea o hartă care te ghidează, care arată unde ai fost și încotro te îndrepți, asigurându-te că ești pe drumul cel bun.
Metoda de scriere a rapoartelor de afaceri sincere:
Scrierea unui raport de afaceri implică mai mulți pași înainte de a livra copia finală a faptelor. Nu se poate începe să scrie un raport fără a avea informații relevante.
Pregătirea rapoartelor de afaceri necesită un format precis. De asemenea, puteți angaja pe cineva să scrie rapoarte personalizate, cum ar fi Writer Per Hour, care poate oferi servicii detaliate de scriere personalizată.
Să discutăm procesul în detaliu:
1. Gândirea la o anumită chestiune
Nu se pot pregăti rapoarte inegale fără a analiza și a lua în considerare situația.
Toate rapoartele de afaceri sunt generate pentru anumite perioade, adică lunar, trimestrial sau anual.
Aceste rapoarte dezvăluie situația firmei în ceea ce privește lucrurile asigurate. Deci, pregătirea oricărui raport de afaceri necesită multă evaluare pentru a obține date faptice.
2. Discutarea
Nu puteți întocmi un raport singur; este un efort de grup.
Fiecare departament din concern este condus de diferite grupuri de conducere, așa că aveți nevoie de informații colective din toate domeniile. Multe discuții sunt implicate în pregătirea unui raport de afaceri perfect.
Un raport va marca creșterea preocupării de afaceri prin luarea în considerare a perspectivei de ansamblu a fiecărui departament operativ.
3. Scrierea
După ce ați colectat toate informațiile relevante ale tuturor departamentelor funcționale din afacerea dvs., puteți începe să scrieți toate faptele și cifrele în raportul dvs.
Cu toate acestea, nu finalizați raportul dintr-o singură mișcare, deoarece vor fi necesare multe modificări la fiecare nivel de scriere a raportului.
S-ar putea să aflați brusc despre condițiile pieței de valori, care formează o parte esențială a raportului de afaceri autentic.
4. Reconsiderare
Fiecare raport gata trebuie să fie supus multor rectificări pentru a ajunge la structura sa finală. Multe autorități examinează toate informațiile prezentate în rapoartele de afaceri.
Trebuie să editați, să corectați și să verificați toate faptele în mod repetat pentru a ajunge la etapa finală a eliberării raportului.
Înainte de a scrie orice raport, trebuie să țineți cont de diferitele aspecte care determină raportul de afaceri.
Această parte vă va oferi un răspuns clar de ce astfel de rapoarte sunt de mare importanță pentru lumea exterioară și pentru cine facem toate acestea.
5. Destinatari țintă
Dacă adunați toate informațiile din diverse surse, atunci trebuie să aveți un public concentrat pentru care aceste rapoarte sunt esențiale.
Aceste rapoarte sunt ca o imagine în oglindă a firmei, reflectând imaginea reală a ceea ce se întâmplă în interiorul celor patru pereți ai concernului.
Persoanele vizate au dezvăluit toate dovezile pentru a determina statutul real al companiei. Compilările creează o influență pozitivă asupra minții cititorului, ceea ce poate duce la oportunități viitoare mai bune sub formă de investiții de capital sau creșterea acțiunilor.
6. Obiectiv
Predarea hotărâtă a rapoartelor de afaceri este ceva care rezolvă confuzia. Când cunoașteți scopul raportului, îl puteți contura în consecință.
Dacă le ceri investitorilor investește în afacerea ta, atunci aceste rapoarte vor avea toate datele statistice ale unității.
Nimeni nu se va prezenta pentru a vă oferi asistența financiară necesară dacă nu cunoaște diagrama de creștere a companiei dumneavoastră în ultimii zece ani.
Deci, atunci când cunoașteți obiectivul unui raport de afaceri, procedurile generale devin ușor de gestionat.
7. Accesibilitatea resurselor, chiar timp
Întocmirea tuturor rapoartelor de afaceri necesită mult timp.
Disponibilitatea resurselor este, de asemenea, importantă, deoarece trebuie să obținem rapoarte privind datele din anii anteriori. Dacă aceasta lipsește, raportul dumneavoastră nu va prezenta imaginea reală a preocupării dumneavoastră.
Deci, este esențial să aveți fapte la îndemână și date statistice pentru a termina treaba devreme. Niciun raport nu poate fi elaborat dacă nu aveți surse relevante de informații.
De asemenea, ar trebui să evitați să pierdeți prea mult timp căutând date, deoarece este posibil să ratați alte sarcini importante.
Structura unui raport de afaceri ideal
Credite imagine: dreamstime.com
Atunci când planificați un raport de afaceri, există anumite instrucțiuni pe care trebuie să le urmați pentru a vă asigura că produsul final este bine organizat și conține toate informațiile necesare.
Un raport de afaceri cuprinzător trebuie să includă următoarele componente:
1. Pagina de antet: Această pagină trebuie să includă titlul relevant, numele scriitorului și numele raportorului.
2. Scrisoare de intentie: Scrisoarea de transmitere prezintă oficial declarația persoanei raportate.
3. Cuprins: Cuprinsul ar trebui să enumere toate subiectele abordate în raport.
4. Introducere: Introducerea ar trebui să conțină toate constatările contextuale și obiectivele raportului de afaceri. De asemenea, ar trebui să explice pe scurt pașii urmați în timpul redactării raportului.
5. Partea principală: Corpul principal al raportului de afaceri include informații detaliate despre companie, diagramele de creștere, structura capitalului și activele fizice. Această secțiune ar trebui să indice clar toate metodologiile companiei.
6. Concluzie: Concluzia ar trebui să rezumă totul într-o singură pagină, inclusiv toate referințele, sugestiile, verdictele și implicațiile.
7. Referințe încrucișate: Secțiunea de referințe încrucișate include materiale suplimentare, cum ar fi chestionare, citări, sugestii și surse din care este derivat conținutul. Această secțiune este cunoscută și sub numele de apendice.
Organizarea corectă a raportului: 6 sfaturi
Organizarea unui raport de afaceri este ca și cum ați face ordine în cameră, astfel încât oricine intră să găsească cu ușurință ceea ce are nevoie, fără să se împiedice de lucruri.
Dacă raportul dvs. este peste tot, sunt șanse ca oamenii să arunce o privire peste el și să nu se deranjeze să sape mai adânc.
Iată cum vă puteți face raportul la fel de primitor și la fel de ușor de navigat ca și cartea dvs. preferată:
- Vorbește simplu: Folosește cuvinte pe care toată lumea le poate înțelege. Este ca și cum ai explica lucruri unui prieten care este curios de afacerea ta – păstrează-l simplu și prietenos.
- Ștergeți titlurile: Imaginează-ți că raportul tău este un meniu la un restaurant. Fiecare secțiune ar trebui să aibă un titlu clar, astfel încât oamenii să știe în ce urmează să se scufunde, fie că este vorba despre aperitive sau felul principal.
- Tabele de comparație: Folosiți tabele pentru a arăta cum a crescut afacerea dvs., un fel de fotografii înainte și după. Acest lucru face mai ușor pentru cititori să vă vadă progresul dintr-o privire.
- Inserați referințe: Dacă menționați fapte sau cifre, arătați de unde provin, așa cum ați cita sursele pentru un proiect școlar. Acest lucru creează încredere și arată că ți-ai făcut temele.
- Număr totul: Este ca și cum ai pune numere de pagini într-o carte. Numerotarea corectă îi ajută pe toți să țină evidența unde se află și facilitează referirea la anumite părți.
- Corectează: Înainte de a imprima sau de a partaja raportul, verificați-l dacă căutați greșeli de scriere într-un mesaj text important. Remediați orice greșeală pentru a vă asigura că este perfect.
Un raport de afaceri de top este scurt, dar acoperă toate bazele, se concentrează pe ceea ce cititorul trebuie să știe, este bine cercetat, detaliat, ușor de citit și organizat cu grijă.
Țineți cont de aceste puncte și veți crea un raport care nu numai că bifează toate căsuțele, ci și va face o impresie de durată.
Întrebări frecvente
📄 Care ar trebui să fie primul lucru din raportul meu de afaceri?
Începeți cu o pagină de titlu! La fel ca coperta unei cărți, ar trebui să aibă titlul raportului, numele dvs. și data. Este ca și cum ai saluta înainte de a începe să discuți.
🔍 Cum mă asigur că oamenii știu despre ce vorbește raportul meu?
Scrieți un rezumat executiv. Gândiți-vă la el ca la un trailer de film, oferind tuturor o perspectivă a ceea ce se află în raportul dvs., dar păstrați-l scurt și dulce.
🔖 Cum ar trebui să organizez partea principală a raportului meu?
Împărțiți-l în secțiuni cu titluri clare. Este posibil să aveți o introducere, o analiză și concluzii. Este ca și cum ai organiza gândurile în cutii mici și îngrijite, astfel încât totul este ușor de găsit.
📈 Ar trebui să includ numere și date?
Absolut! Folosiți diagrame, grafice și tabele pentru a vă face datele ușor de înțeles, ca și cum ați folosi imagini pentru a explica mai bine o poveste.
👀 Cum îmi închei raportul?
Încheiați cu o concluzie și recomandări. Rezumați ceea ce ați găsit și sugerați pașii următori, cum ar fi sfârșitul unei povești în care aflați ce ar trebui să facă personajele în continuare.
📝 Vreo sfaturi pentru ca raportul meu să arate profesional?
Da! Păstrați aspectul curat și consecvent, utilizați marcatori pentru liste și asigurați-vă că fonturile și culorile sunt ușoare pentru ochi. Gândiți-vă la asta ca la a vă îmbrăca reportajul în cel mai bun mod de duminică.
De asemenea, se va citi:
- Cele mai bune instrumente de creare de conținut pentru marketeri
- Ghid pentru începători pentru copywriting - Cum ar trebui făcut
- Cum să creați valoare de brand cu conținut adecvat în lumea digitală
- Cele mai bune soluții pentru afaceri mici
Concluzie: Cum se scrie un raport de afaceri?
Un raport de afaceri bun urmează linii directoare clare și își atinge obiectivul prin reprezentarea completă a datelor. În general, dacă vedem, aceste rapoarte de afaceri ideale sunt de obicei dezvoltate pentru:
- Inspectați răspunsurile accesibile și posibile la o problemă sau o circumstanță
- Relaționați filozofia profesională și de management cu o situație reală
- Validați-vă competențele critice, cognitive și de estimare.
- Obțineți ipoteze referitoare la o anumită problemă
- Aranjați aprobările pentru evenimentele viitoare
- Prezintă abilități de comunicare rezumate și fără cusur.
