Написання ділового звіту може здатися надзвичайно серйозним і трохи страшним, особливо якщо це ваш перший раз.
Але привіт, це все одно, що розповідати історію про свій діловий шлях – з чого ви почали, які пригоди на цьому шляху та куди ви прямуєте.
Думайте про це як про те, щоб поділитися злетами та падіннями, перемогами та отриманими уроками з кимось, хто дуже зацікавлений, але ще не знає тонкощів.
Моя мета тут — показати вам, як скласти чіткий, точний і корисний бізнес-звіт, не створюючи відчуття, що це велике та складне завдання.
Я зроблю це простим, зрозумілим і, можливо, навіть трохи веселим. Отже, давайте почнемо крок за кроком, як написати бізнес-звіт!
Що таке бізнес-звіт?
Бізнес-звіт – це як знімок того, як працює бізнес.
Уявіть, що ви робите фотографію, яка фіксує не лише те, що відбувається зараз, але й важливі речі, які відбулися раніше.
Ця «картинка» показує здоров’я бізнесу, наприклад, скільки він заробляє, де, можливо, витрачає забагато, і які його плани щодо зростання та покращення.
Він створений для працівників компанії, як-от керівників або команд, які щодня наполегливо працюють, щоб вони могли приймати розумні рішення на основі того, що насправді відбувається.
Це як мати карту, яка вказує, де ви були і куди прямуєте, щоб переконатися, що ви на правильному шляху.
Спосіб написання відвертих бізнес-звітів:
Написання бізнес-звіту включає кілька кроків перед наданням остаточної копії фактів. Не можна починати писати звіт, не маючи відповідної інформації.
Підготовка бізнес-звітів вимагає точного формату. Ви також можете найняти когось для написання індивідуальних звітів, наприклад Writer Per Hour, який надасть детальні послуги з написання індивідуальних звітів.
Розглянемо процес докладніше:
1. Роздуми про конкретну справу
Не можна готувати неоднорідні звіти, не аналізуючи та не враховуючи ситуацію.
Усі бізнес-звіти створюються за певні періоди, тобто щомісяця, кварталу чи року.
Ці звіти розкривають ситуацію фірми щодо гарантованих речей. Отже, підготовка будь-якого бізнес-звіту вимагає багато оцінок, щоб отримати фактичні дані.
2. Обговорення
Ви не можете скласти звіт самостійно; це зусилля групи.
Кожен відділ концерну очолюється різними керівними групами, тому вам потрібна сукупна інформація з усіх сфер. Багато дискусій бере участь у підготовці ідеального бізнес-звіту.
Звіт відзначатиме зростання бізнес-концерну, розглядаючи загальну перспективу кожного оперативного відділу.
3. Написання
Зібравши всю відповідну інформацію про всі функціональні відділи вашого бізнесу, ви можете почати писати всі факти та цифри у своєму звіті.
Однак не завершуйте звіт за один раз, оскільки на кожному рівні написання звіту буде потрібно багато змін.
Ви можете раптово дізнатися про умови на фондовому ринку, які є невід’ємною частиною справжнього ділового звіту.
4. Перегляд
Кожен готовий звіт потребує багатьох виправлень, щоб отримати остаточну структуру. Багато органів влади ретельно перевіряють всю інформацію, представлену в бізнес-звітах.
Ви повинні неодноразово редагувати, вичитувати та перевіряти всі факти, щоб дійти до фінального етапу складання звіту.
Перш ніж писати будь-який звіт, необхідно мати на увазі різні аспекти, що визначають бізнес-звіт.
Ця частина дасть вам чітку відповідь, чому такі звіти мають велике значення для зовнішнього світу і для кого ми все це робимо.
5. Цільові адресати
Якщо ви збираєте всю інформацію з різних джерел, то у вас повинна бути цілеспрямована аудиторія, для якої ці звіти важливі.
Ці звіти – ніби дзеркальне відображення фірми, що відображає реальну картину того, що відбувається в чотирьох стінах концерну.
Цільові особи оприлюднили всі докази для визначення реального стану компанії. Компіляції створюють позитивний вплив на свідомість читача, що може призвести до кращих майбутніх можливостей у вигляді капіталовкладень або збору акцій.
6. Об’єктивна
Рішуча передача бізнес-звітів - це те, що вирішує плутанину. Коли ви знаєте мету звіту, ви можете окреслити її відповідно.
Якщо ви просите інвесторів інвестуйте у свій бізнес, тоді ці звіти міститимуть усі статистичні дані закладу.
Ніхто не надасть вам необхідну фінансову допомогу, якщо не знає графіка розвитку вашої компанії за останні десять років.
Отже, коли ви знаєте мету бізнес-звіту, загальні процедури стають легкими.
7. Доступність ресурсів, навіть часу
Підготовка всіх бізнес-звітів вимагає багато часу.
Наявність ресурсів також важлива, оскільки нам потрібно отримувати звіти на основі даних за попередні роки. Якщо цього немає, ваш звіт не відображатиме реальну картину вашої проблеми.
Отже, важливо мати зручні факти та статистичні дані завершити справу раніше. Жоден звіт не може бути розроблений, якщо у вас немає відповідних джерел інформації.
Ви також не повинні витрачати надто багато часу на пошук даних, оскільки ви можете пропустити інші важливі завдання.
Структура ідеального бізнес-звіту
Кредити на зображення: dreamstime.com
Під час планування бізнес-звіту є певні інструкції, яких необхідно дотримуватися, щоб гарантувати, що кінцевий продукт буде добре організований і містить усю необхідну інформацію.
Комплексний бізнес-звіт повинен включати наступні компоненти:
1. Заголовна сторінка: Ця сторінка повинна містити відповідну назву, ім’я автора та ім’я репортера.
2. Супровідний лист: Лист-пересилання офіційно представляє заяву особі, про яку повідомляється.
3. Зміст: У змісті повинні бути перераховані всі теми, які розглядаються у звіті.
4. Введення: Вступ має містити всі контекстні висновки та цілі ділового звіту. Він також має коротко пояснити кроки, які виконували під час написання звіту.
5. Основна частина: Основна частина бізнес-звіту містить детальну інформацію про компанію, графіки її розвитку, структуру капіталу та фізичні активи. У цьому розділі мають бути чітко викладені всі методології компанії.
6. Висновок: У висновку має бути підсумовано все на одній сторінці, включаючи всі посилання, пропозиції, вердикти та наслідки.
7. Перехресні посилання: Розділ перехресних посилань містить додаткові матеріали, такі як анкети, цитати, пропозиції та джерела, з яких взято вміст. Цей розділ також відомий як додаток.
Правильна організація звіту: 6 порад
Організація бізнес-звіту — це все одно, що навести порядок у своїй кімнаті, щоб кожен, хто зайде, міг легко знайти те, що йому потрібно, не спотикаючись об щось.
Якщо ваш звіт повсюди, є ймовірність, що люди просто поглянуть на нього й не копатимуться глибше.
Ось як ви можете зробити свій звіт таким же гостинним і простим у навігації, як ваша улюблена книга:
- Говоріть просто: Використовуйте слова, зрозумілі кожному. Це все одно, що пояснювати щось другові, який цікавиться вашою справою – будьте прямими та дружніми.
- Очистити заголовки: Уявіть, що ваш звіт – це меню в ресторані. Кожен розділ повинен мати чіткий заголовок, щоб люди знали, до чого вони збираються зануритися, будь то закуски чи основна страва.
- Порівняльні таблиці: Використовуйте таблиці, щоб показати, як розвивався ваш бізнес, як фотографії до і після. Це полегшує читачам миттєвий огляд вашого прогресу.
- Вставити посилання: Якщо ви згадуєте факти чи цифри, покажіть, звідки вони взялися, так само, як ви цитуєте свої джерела для шкільного проекту. Це зміцнює довіру та показує, що ви виконали домашнє завдання.
- Нумеруйте все: Це як пронумерувати сторінки в книзі. Правильна нумерація допомагає кожному відстежувати, де вони знаходяться, і полегшує посилання на конкретні частини.
- Коректура: Перш ніж роздрукувати звіт або поділитися ним, перевірте його, чи не шукаєте помилок у важливому текстовому повідомленні. Виправте будь-які помилки, щоб переконатися, що все ідеально.
Першокласний бізнес-звіт короткий, але охоплює всі основи, зосереджується на тому, що потрібно знати читачеві, добре досліджений, детальний, легкий для читання та ретельно організований.
Пам’ятайте про ці моменти, і ви створите звіт, який не лише відповідатиме всім вимогам, але й справлятиме незабутнє враження.
Питання і відповіді
📄 Що має бути першим у моєму бізнес-звіті?
Почніть з титульної сторінки! Подібно до обкладинки книги, тут має бути назва доповіді, ваше ім’я та дата. Це як привітатися перед тим, як почати спілкуватися.
🔍 Як переконатися, що люди знають, про що йдеться в моєму звіті?
Напишіть резюме. Подумайте про це як про трейлер фільму, який дає кожному можливість коротко заглянути в ваш звіт, але нехай він буде коротким і приємним.
🔖 Як організувати основну частину звіту?
Розбийте його на розділи з чіткими заголовками. Ви можете мати вступ, аналіз і висновки. Це як систематизувати свої думки в акуратні коробочки, щоб усе було легко знайти.
📈 Чи варто включати цифри та дані?
Абсолютно! Використовуйте діаграми, графіки та таблиці, щоб зробити ваші дані легкими для розуміння, подібно до використання зображень, щоб краще пояснити історію.
👀 Як завершити свій звіт?
Закінчується висновком і рекомендаціями. Підсумуйте те, що ви знайшли, і запропонуйте наступні кроки, як-от кінець історії, де ви дізнаєтесь, що персонажі мають робити далі.
📝 Будь-які поради, як зробити мій звіт професійним?
Так! Зберігайте макет чистим і послідовним, використовуйте маркери для списків і переконайтеся, що ваші шрифти та кольори приємні для очей. Думайте про це як про прикрашання свого недільного звіту.
Читайте також:
- Найкращі інструменти для створення контенту для маркетологів
- Посібник для початківців з копірайтингу – як це потрібно робити
- Як створити цінність бренду за допомогою правильного контенту в цифровому світі
- Найкращі рішення для малого бізнесу
Висновок: як написати бізнес-звіт?
Хороший бізнес-звіт відповідає чітким інструкціям і досягає своєї мети шляхом повного представлення даних. Загалом, якщо ми бачимо, ці ідеальні бізнес-звіти зазвичай розробляються для:
- Перегляньте доступні та можливі відповіді на питання чи обставину
- Зв’яжіть професійну та управлінську філософію з реальною ситуацією
- Підтвердьте свої критичні, когнітивні та оціночні навички.
- Зробіть припущення, що стосуються конкретної справи
- Організуйте погодження майбутніх заходів
- Представляйте узагальнені та бездоганні здібності до комуніке.
