Написание бизнес-отчета может показаться очень серьезным и немного пугающим, особенно если вы делаете это впервые.
Но, эй, это все равно, что рассказывать историю о своем деловом путешествии: с чего вы начали, какие приключения были на этом пути и куда вы направляетесь.
Думайте об этом как о том, чтобы поделиться взлетами и падениями, победами и извлеченными уроками с кем-то, кто очень заинтересован, но еще не знает всех тонкостей.
Моя цель — показать вам, как составить ясный, точный и полезный бизнес-отчет, не превращая его в большую и сложную задачу.
Я буду говорить просто, понятно и, возможно, даже немного весело. Итак, давайте приступим к написанию бизнес-отчета шаг за шагом!
Что такое бизнес-отчет?
Бизнес-отчет — это снимок того, как идет бизнес.
Представьте, что вы делаете снимок, на котором запечатлено не только то, что происходит прямо сейчас, но и важные вещи, которые произошли раньше.
Эта «картина» показывает состояние бизнеса, например, сколько денег он зарабатывает, где он может тратить слишком много, и каковы его планы по росту и улучшению.
Он создан для сотрудников компании, таких как начальники или команды, которые усердно работают каждый день, чтобы они могли принимать разумные решения, исходя из того, что на самом деле происходит.
Это похоже на карту, которая направляет вас, показывает, где вы были и куда направляетесь, и позволяет убедиться, что вы на правильном пути.
Метод написания откровенных деловых отчетов:
Написание бизнес-отчета включает в себя несколько шагов, прежде чем предоставить окончательную копию фактов. Нельзя приступить к написанию отчета, не обладая соответствующей информацией.
Подготовка бизнес-отчетов требует четкого формата. Вы также можете нанять кого-нибудь для написания индивидуальных отчетов, например Writer Per Hour, который может предоставить подробные услуги по индивидуальному написанию.
Давайте обсудим процесс подробно:
1. Размышление о конкретном вопросе
Нельзя готовить разноплановые отчеты, не анализируя и не учитывая ситуацию.
Все бизнес-отчеты создаются за определенные периоды, например, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.
Эти отчеты раскрывают ситуацию компании в отношении гарантированного имущества. Таким образом, подготовка любого бизнес-отчета требует тщательной оценки для получения фактических данных.
2. Обсуждение
Вы не можете составить отчет в одиночку; это групповое усилие.
Каждый отдел концерна возглавляют разные управляющие группы, поэтому вам нужна общая информация по всем направлениям. Подготовка идеального бизнес-отчета требует множества дискуссий.
Отчет будет отмечать рост бизнес-концерна, рассматривая общую перспективу каждого оперативного отдела.
3. Письмо
Собрав всю необходимую информацию обо всех функциональных подразделениях вашего предприятия, вы можете начать записывать все факты и цифры в свой отчет.
Однако не завершайте отчет за один раз, поскольку на каждом уровне его написания потребуется внести множество изменений.
Вы можете внезапно узнать о состоянии фондового рынка, которое составляет важную часть настоящего бизнес-отчета.
4. Пересмотр
Каждый готовый отчет должен пройти множество исправлений, чтобы достичь своей окончательной структуры. Многие органы власти тщательно проверяют всю информацию, представленную в деловых отчетах.
Вам придется неоднократно редактировать, корректировать и проверять все факты, чтобы выйти на финальную стадию составления отчета.
Прежде чем писать какой-либо отчет, необходимо учитывать различные аспекты, определяющие бизнес-отчет.
Эта часть даст вам однозначный ответ на вопрос, почему такие отчеты имеют большое значение для внешнего мира и для кого мы все это делаем.
5. Целевые адресаты
Если вы собираете всю информацию из различных источников, то у вас должна быть целевая аудитория, для которой эти отчеты важны.
Эти отчеты словно зеркальное отражение фирмы, отражающее реальную картину того, что происходит внутри четырех стен концерна.
Преследуемые люди раскрыли все доказательства, позволяющие определить реальный статус компании. Сборники оказывают положительное влияние на сознание читателя, что может привести к улучшению будущих возможностей в виде капиталовложений или повышения акций.
6. цель
Решительная передача деловых отчетов позволяет устранить путаницу. Зная цель отчета, вы можете изложить его соответствующим образом.
Если вы просите инвесторов инвестировать в свой бизнес, то в этих отчетах будут все статистические данные заведения.
Никто не придет оказать вам необходимую финансовую помощь, если не будет знать график роста вашей компании за последние десять лет.
Поэтому, когда вы знаете цель бизнес-отчета, общие процедуры становятся простыми в использовании.
7. Доступность ресурсов, даже во времени
Подготовка всех бизнес-отчетов требует много времени.
Наличие ресурсов также важно, поскольку нам необходимо составлять отчеты на основе данных за предыдущие годы. Если это отсутствует, ваш отчет не отобразит реальную картину вашей обеспокоенности.
Поэтому важно иметь под рукой факты и статистические данные закончить дело раньше времени. Ни один отчет не может быть составлен, если у вас нет соответствующих источников информации.
Вам также следует избегать тратить слишком много времени на поиск данных, так как вы можете пропустить другие важные задачи.
Структура идеального бизнес-отчета
Изображение Кредиты: dreamstime.com
При планировании бизнес-отчета необходимо следовать определенным инструкциям, чтобы конечный продукт был хорошо организован и содержал всю необходимую информацию.
Комплексный бизнес-отчет должен включать в себя следующие компоненты:
1. Шапка: Эта страница должна содержать соответствующий заголовок, имя автора и имя репортера.
2. Сопроводительное письмо: В сопроводительном письме официально доводится до сведения репортера заявление.
3. Содержание: В оглавлении должны быть перечислены все темы, затронутые в отчете.
4. Вступление: Введение должно содержать все контекстуальные выводы и цели бизнес-отчета. Также следует кратко объяснить шаги, предпринятые при написании отчета.
5. Основная часть: Основная часть бизнес-отчета включает подробную информацию о компании, диаграммах ее роста, структуре капитала и физических активах. В этом разделе должны быть четко указаны все методологии компании.
6. Заключение: Заключение должно резюмировать все на одной странице, включая все ссылки, предложения, вердикты и выводы.
7. Перекрестные ссылки: Раздел перекрестных ссылок включает дополнительные материалы, такие как анкеты, цитаты, предложения и источники, из которых получен контент. Этот раздел также известен как приложение.
Правильно организуйте отчет: 6 советов
Организация бизнес-отчета подобна уборке вашей комнаты, чтобы каждый, кто войдет, мог легко найти то, что ему нужно, не спотыкаясь ни о чем.
Если ваш отчет разбросан по всем местам, есть вероятность, что люди могут просто просмотреть его и не удосуживаться копать глубже.
Вот как вы можете сделать свой отчет таким же гостеприимным и удобным в навигации, как ваша любимая книга:
- Говори проще: Используйте слова, понятные каждому. Это все равно, что объяснять что-то другу, которому интересен ваш бизнес: говорите прямо и дружелюбно.
- Четкие заголовки: Представьте, что ваш отчет — это меню в ресторане. Каждый раздел должен иметь четкий заголовок, чтобы люди знали, во что они собираются погрузиться, будь то закуски или основное блюдо.
- Сравнительные таблицы: Используйте таблицы, чтобы показать, как вырос ваш бизнес, вроде фотографий «до» и «после». Это позволяет читателям сразу увидеть ваш прогресс.
- Вставьте ссылки: Если вы упоминаете факты или цифры, покажите, откуда они взяты, точно так же, как вы цитируете источники для школьного проекта. Это укрепляет доверие и показывает, что вы выполнили домашнее задание.
- Номер всего: Это все равно, что проставлять номера страниц в книге. Правильная нумерация помогает каждому отслеживать, где он находится, и облегчает обращение к конкретным частям.
- Корректировать: Прежде чем распечатать отчет или поделиться им, проверьте его, нет ли опечаток в важном текстовом сообщении. Исправьте все ошибки, чтобы все было идеально.
Первоклассный бизнес-отчет краток, но охватывает все основы, фокусируется на том, что нужно знать читателю, хорошо изучен, подробен, легко читается и тщательно организован.
Помните об этих моментах, и вы создадите отчет, который не только будет соответствовать всем требованиям, но и произведет неизгладимое впечатление.
Часто задаваемые вопросы
📄 Что должно быть первым в моем бизнес-отчете?
Начните с титульного листа! Как и на обложке книги, на ней должно быть название отчета, ваше имя и дата. Это все равно, что поздороваться перед тем, как начать общаться.
🔍 Как мне убедиться, что люди знают, о чем говорится в моем отчете?
Напишите исполнительное резюме. Думайте об этом как о трейлере к фильму, дающем всем возможность взглянуть на то, что содержится в вашем отчете, но будьте краткими и понятными.
🔖 Как мне организовать основную часть отчета?
Разбейте его на разделы с четкими заголовками. У вас может быть введение, анализ и выводы. Это похоже на организацию мыслей в аккуратные маленькие коробочки, чтобы все можно было легко найти.
📈 Стоит ли включать цифры и данные?
Абсолютно! Используйте диаграммы, графики и таблицы, чтобы упростить понимание данных, это похоже на использование изображений, чтобы лучше объяснить историю.
👀 Как мне завершить отчет?
Завершите выводом и рекомендациями. Подведите итог тому, что вы нашли, и предложите следующие шаги, например, в конце истории вы узнаете, что персонажам следует делать дальше.
📝 Есть какие-нибудь советы, как сделать мой отчет профессиональным?
Да! Следите за чистотой и единообразием макета, используйте пункты списка для списков и убедитесь, что ваши шрифты и цвета приятны для глаз. Думайте об этом как о том, чтобы придать своему отчету лучшее воскресное настроение.
Читайте также:
- Лучшие инструменты создания контента для маркетологов
- Руководство для начинающих по копирайтингу - как это должно быть сделано
- Как создать ценность бренда с помощью правильного контента в цифровом мире
- Лучшие решения для малого бизнеса
Заключение: Как написать бизнес-отчет?
Хороший бизнес-отчет следует четким рекомендациям и достигает своей цели путем полного представления данных. В целом, если мы видим, эти идеальные бизнес-отчеты обычно разрабатываются для:
- Изучите доступные и возможные ответы на проблему или обстоятельство.
- Свяжите профессиональную философию и философию управления с реальной ситуацией
- Подтвердите свои критические, когнитивные и оценочные навыки.
- Делать предположения, относящиеся к конкретному вопросу
- Организовать согласование предстоящих мероприятий
- Представьте обобщенные и безупречные коммуникативные способности.
